پیشینه و مبانی نظری سیستم اطلاعات حسابداری و محدوديت های حاكم بر خصوصيات كيفي اطلاعات مالي (docx) 79 صفحه
دسته بندی : تحقیق
نوع فایل : Word (.docx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )
تعداد صفحات: 79 صفحه
قسمتی از متن Word (.docx) :
مبانی نظری وپیشینه تحقیق سیستم اطلاعات حسابداری و محدوديتهاي حاكم بر خصوصيات كيفي اطلاعات مالي
فصل دوم: مروری بر ادبيات تحقيق
1-2 مقدمه PAGEREF _Toc290928557 \h 3
2-2 . سيستم چيست ؟ PAGEREF _Toc290928558 \h 3
1-2-2 سيستم اطلاعات حسابداري PAGEREF _Toc290928559 \h 3
2-2-2 هدف از مطالعه سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري PAGEREF _Toc290928560 \h 3
3-2-2 فن آوري اطلاعات و استراتژي شركت PAGEREF _Toc290928561 \h 3
1-3-2-2- وظايف مديران در رابطه با سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري PAGEREF _Toc290928562 \h 3
2-3-2-2 ارزش اطلاعات PAGEREF _Toc290928563 \h 3
3-3-2-2 تصميم گيري PAGEREF _Toc290928564 \h 3
4-3-2-2- تصميم گيري واطلاعات PAGEREF _Toc290928565 \h 3
5-3-2-2 - انواع تصميم گيري PAGEREF _Toc290928566 \h 3
3-2- ويژگي هاي كيفي اطلاعات حسابداري PAGEREF _Toc290928567 \h 3
1-3-2- خصوصيات كيفي مرتبط با محتواي اطلاعات PAGEREF _Toc290928568 \h 3
1-1-3-2- ارزش پيش بيني كنندگي و تاييد كنندگي PAGEREF _Toc290928569 \h 3
2-1-3-2- انتخاب خاصه PAGEREF _Toc290928570 \h 3
3-1-3-2- قابل اتكا بودن PAGEREF _Toc290928571 \h 3
4-1-3-2- بيان صادقانه PAGEREF _Toc290928572 \h 3
5-1-3-2- رجحان محتوا بر شكل PAGEREF _Toc290928573 \h 3
6-1-3-2 بي طرفي PAGEREF _Toc290928574 \h 3
7-1-3-2- احتياط PAGEREF _Toc290928575 \h 3
8-1-3-2- كامل بودن PAGEREF _Toc290928576 \h 3
2-3-2- خصوصيات كيفي مرتبط باارائه اطلاعات PAGEREF _Toc290928577 \h 3
1-2-3-2- قابل مقايسه بودن PAGEREF _Toc290928578 \h 3
2-2-3-2- ثبات رويه PAGEREF _Toc290928579 \h 3
3-2-3-2- قابل فهم بودن PAGEREF _Toc290928580 \h 3
4-2-3-2- ادغام و طبقه بندي اطلاعات PAGEREF _Toc290928581 \h 3
5-2-3-2- توان استفاده كنندگان PAGEREF _Toc290928582 \h 3
4-2- محدوديتهاي حاكم بر خصوصيات كيفي اطلاعات مالي PAGEREF _Toc290928583 \h 3
1-4-2- موازنه بين خصوصيات كيفي PAGEREF _Toc290928584 \h 3
2-4-2- به موقع بودن PAGEREF _Toc290928585 \h 3
3-4-2- منفعت و هزينه PAGEREF _Toc290928586 \h 3
5– 2 روشها و عناصر سيستم هاي اطلاعاتي PAGEREF _Toc290928587 \h 3
1-5-2 فعاليتهاي تجاري و نيازهاي اطلاعاتي PAGEREF _Toc290928588 \h 3
2-5-2 پردازش معاملات : مدارك و رويه ها PAGEREF _Toc290928589 \h 3
3-5-2 گردآوري داده هاي معامله در قالب مدرك مثبته PAGEREF _Toc290928590 \h 3
4-5-2- ثبت اطلاعات معاملات در دفتر روزنامه PAGEREF _Toc290928591 \h 3
5-5-2 - انتقال رويدادها به دفاتر كل PAGEREF _Toc290928592 \h 3
6-5-2 - تهيه اطلاعات براي تصميم گيري PAGEREF _Toc290928593 \h 3
7-5-2 - صورتهاي مالي PAGEREF _Toc290928594 \h 3
8-5-2 طبقه بندی نوع اطلاعات PAGEREF _Toc290928595 \h 3
6-2- مفاهيم فن آوري اطلاعات PAGEREF _Toc290928596 \h 3
1-6-2 - سخت افزار رايانه ها PAGEREF _Toc290928597 \h 3
2 -6 -2 - اندازه رايانه ها PAGEREF _Toc290928598 \h 3
3-6-2- واحد پردازش مركزي PAGEREF _Toc290928599 \h 3
4-6-2- دستگاههاي ورودي PAGEREF _Toc290928600 \h 3
5-6-2- دستگاههاي خروجي PAGEREF _Toc290928601 \h 3
6-6-2- نرم افزار رايانه PAGEREF _Toc290928602 \h 3
7-6-2 - نرم افزار سيستمي PAGEREF _Toc290928603 \h 3
8-6-2 - نرم افزارهاي كاربردي PAGEREF _Toc290928604 \h 3
7-2 سيستم هاي خبره ( هوشمند ) PAGEREF _Toc290928605 \h 3
1-7-2 بعضي از تعاريف سيستم هاي خبره PAGEREF _Toc290928606 \h 3
2-7-2. مزاياي سيستم هاي خبره PAGEREF _Toc290928607 \h 3
3-7-2 سيستم هاي خبره و هوش مصنوعي PAGEREF _Toc290928608 \h 3
4-7-2 - نتيجه گيري و تحليل هاي كلي در مورد سيستم هاي خبره PAGEREF _Toc290928609 \h 3
8-2- بانكهاي اطلاعاتي PAGEREF _Toc290928610 \h 3
1-8-2 - گردش سيستمي و فيزيكي داده PAGEREF _Toc290928611 \h 3
3-8-2 - زبانهاي سيستم مديريت بانك اطلاعات PAGEREF _Toc290928612 \h 3
4-8-2- بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي PAGEREF _Toc290928613 \h 3
5-8-2- شرايط اساسي مدل داده رابطه اي PAGEREF _Toc290928614 \h 3
9-2 - تجارت الكترونيكي و انواع آن PAGEREF _Toc290928615 \h 3
1-9-2- مبادله الکترونیکی داده های مالی PAGEREF _Toc290928616 \h 3
2-9-2- تاثیر تجارت الکترونیکی PAGEREF _Toc290928617 \h 3
3-9-2 - انواع شبکه PAGEREF _Toc290928618 \h 3
4-9-2- اجرای سیستم ارتباطات داده ای PAGEREF _Toc290928619 \h 3
5-9-2 - نرم افزارهای ارتباطی PAGEREF _Toc290928620 \h 3
10-2- کنترل سیستم های اطلا عاتی حسابداری PAGEREF _Toc290928621 \h 3
1-10-2-کنترلهای حسابداری و کنترلهای اداری PAGEREF _Toc290928622 \h 3
2-10-2- کنترلهای عمومی و کنترلهای کاربردی PAGEREF _Toc290928623 \h 3
3-10-2 - کنترلهای مرحله ایجاد سیستمهای کاربردی ، کنترلهای مرحله اجرا ، و کنترلهای حفاظت و ایمنی PAGEREF _Toc290928624 \h 3
4-10-2 . دامنه کاربرد روشهای حسابرسی در مراکز خدمات کامپیوتری PAGEREF _Toc290928625 \h 3
1-4-10-2- تفکیک وظایف کارکنان PAGEREF _Toc290928626 \h 3
2-4-10-2- مجاز بودن عملیات PAGEREF _Toc290928627 \h 3
3-4-10-2- ثبت فعالیت ها PAGEREF _Toc290928628 \h 3
4-4-10-2 - دسترسی به داراییها PAGEREF _Toc290928629 \h 3
5-10-2 - شناخت کلی مرکز خدمات کامپیوتری و روشهای عملیاتی عمومی PAGEREF _Toc290928630 \h 3
1-5-10-2تهیه و آزمایش برنامه های کامپیوتری برای هدف های حسابرسی PAGEREF _Toc290928631 \h 3
2-5-10-2 اخذ فایلهای اطلاعاتی مورد نیاز برای رسیدگی PAGEREF _Toc290928632 \h 3
2-5-7-2- حفاظت مناسب از اسناد و مدارک و داراییها PAGEREF _Toc290928633 \h 3
11-2- سيستم جامع حسابداري صنعتي PAGEREF _Toc290928634 \h 3
1-11-2- مقدمه و تاريخچه PAGEREF _Toc290928635 \h 3
2-11-2- مشخصات كلي سيستم حسابداري صنعتي PAGEREF _Toc290928636 \h 3
3-11-2-زيرسيستم‌ها PAGEREF _Toc290928637 \h 3
4-11-2- جداول و پارامترها PAGEREF _Toc290928638 \h 3
5-11-2- جدول محصولات و توليدات PAGEREF _Toc290928639 \h 3
6-11-2- تبديل شاخص اندازه‌گيري محصولات و توليدات PAGEREF _Toc290928640 \h 3
7-11-2- جدول مباني سرشكن‌سازي PAGEREF _Toc290928641 \h 3
8-11-2-ارتباطات بروني واحدها PAGEREF _Toc290928642 \h 3
9-11-2-ارتباطات دروني واحدها PAGEREF _Toc290928643 \h 3
10-11-2-گزارشهاي سيستم حسابداري صنعتي PAGEREF _Toc290928644 \h 3
12-2- سيستم حسابداري تداركات و امور كالا PAGEREF _Toc290928645 \h 3
1-12-2- مراحل اجرائي تأمين كالاي مورد نياز PAGEREF _Toc290928646 \h 3
1-1-12-2- تقاضاي خريد كالا PAGEREF _Toc290928647 \h 3
2 -1-12-2- سفارش خريد داخلي/ خارجي PAGEREF _Toc290928648 \h 3
3-1-12-2- رسيد كالا به انبار PAGEREF _Toc290928649 \h 3
4-1-12-2- نقل و انتقالات كالا PAGEREF _Toc290928650 \h 3
2-12-2- تعيين قيمت كالا PAGEREF _Toc290928651 \h 3
3-12-2- تعديل موجودي كالا PAGEREF _Toc290928652 \h 3
13-2- سيستم يكنواخت محاسبات كاركنان PAGEREF _Toc290928653 \h 3
1-13-2- استخدام، انتقال و اخراج كاركنان PAGEREF _Toc290928654 \h 3
2-13-2- نمودار عملكرد سيستم حقوق PAGEREF _Toc290928655 \h 3
3-13-2- كسورات كارمندان PAGEREF _Toc290928656 \h 3
4-13-2- وام كاركنان PAGEREF _Toc290928657 \h 3
5-13-2- شرح گزارشات خروجي PAGEREF _Toc290928658 \h 3
14-2 سيستم جامع بودجه صنعت نفت PAGEREF _Toc290928659 \h 3
1-14-2 روش تنظيم بودجه و كنترل هزينه‌هاي سرمايه‌اي PAGEREF _Toc290928660 \h 3
2-14-2 منشاء هزينه PAGEREF _Toc290928661 \h 3
3-14-2 گزارشات هزينه‌هاي جاري PAGEREF _Toc290928662 \h 3
2- گزارشات خلاصه ريزهزينه ماهيانه PAGEREF _Toc290928663 \h 3
4-14-2 گزارشات خلاصه مقايسه بودجه و هزينه‌هاي جاري PAGEREF _Toc290928664 \h 3
5-14-2 شرح كدها و جداول پارامتر PAGEREF _Toc290928665 \h 3
15-2- پيشينه داخلي وخارجي تحقيق PAGEREF _Toc290928666 \h 3
1-15-2-پيشينه خارجي تحقيق PAGEREF _Toc290928667 \h 3
2-15-2-پيشينه داخلي تحقيق PAGEREF _Toc290928668 \h 3
مقدمه
بخش عمده اطلاعاتي كه در سازمان ها جهت تصميم گيري مديران مورد نياز است ٬ اطلاعات حسابداري مي باشد.سيستم اطلاعات حسابداري شامل افراد شيوه ها و روشهاي فناوري اطلاعاتي است. ٬ بيشتر تصميم گيري هاي مديران را تصميم گيري هاي اقتصادي و انتخاب راه كارهاي مناسب براي بهبود عملكرد سازمان منجر تشكيل مي دهد.از آنجا كه حسابداري در پي اندازه گيري و ارايه اطلاعات اقتصادي به استفاده كنندگان جهت قضاوت وتصميم گيري هاي آگاهانه است٬ آن را به عنوان يك سيستم اطلاعات مي شناسيم .بنابراين براي موفقيت سازمان ها با توجه به اهميت و تاثير گذاري گزارشهاي قابل استخراج و ارايه از سيستم اطلاعات حسابداري ٬ مديران در تصميم گيري ها به بهره برداري صحيح از اطلاعات با كيفيت اين سيستم نياز مند مي باشند (صرافي زاده ، 1384،19 )1.
اطلاعات مفيد حسابداري كه توسط سيستم اطلاعات حسابداري جهت تصميم گيري ها تهيه مي شود بايستي داراي ويژ گي هاي كيفي ٬قابل اعتماد ٬ مربوط٬ قابل مقايسه وقابل فهم باشند تا بتواند در تصميم گيري موثر واقع گردند.در اين فصل سعي شده است تا ضمن معرفي سيستم اطلاعات حسابداري و سيستم جامع مالي و يكنواخت صنعت نفت و وويژگي هاي كيفي اطلاعات حسابداري ٬ زمينه رابراي ادبيات موضوع مهيا كند. سيستم جامع مالي ويكنواخت صنعت نفت يك سيستم مالي_ اطلاعاتي است.اين سيستم در واحدهاي مالي مختلف همچون واحد حقوق ودستمزد٬ واحد حسابداري انبارها ٬واحد كالا٬واحد حسابداري صنعتي و واحد بودجه مي باشد كه در انتهاي ادبيات موضوع به هر مورد تفكيك تشريح گرديده است.
2-2 . سيستم چيست ؟
يك سيستم عبارتست از مجموعه اي از دو يا چند جزء مرتبط به هم كه به منظور دستيابي به يك هدف با هم در تعاملند.
بيشتر مواقع سيستمها از زير سيستمهاي كوچكتري تشكيل شده اند كه هر يك فعاليتهاي ويژ اي را انجام داده و در نهايت سيستم بزرگتري را پشتيباني مي كنند(آريا،1377 ،2).
1-2-2 سيستم اطلاعات حسابداري
سيستم اطلاعات حسابداري شامل افراد، شيوه ها وروشهاي فن آوري اطلاعاتي است.سيستم اطلاعات حسابداري در يك بنگاه تجاري سه وظيفه مهم را انجام ميدهد:
الف-گرداوري وذخيره داده هاي مربوط به فعاليتها ورويدادها،به طوري كه يك بنگاه تجاري بتواندآنچه را رخ داده است،بررسي كند.
ب-پردازش وتبديل داده ها به اطلاعات مفيد براي تصميم گيري به نحوي كه مديريت بر مبناي اين اطلاعات قادر به برنامه ريزي ،اجرا وكنترل فعاليت هاي شركت باشد.
ج-طراحي وكنترل هاي داخلي كافي به منظور حفاظت از داراييها ،از جمله مدارك واطلاعات بنگاه تجاري.اين كنترلها اطمينان مي دهدكه اطلاعات در زمان مورد نياز در دسترس بوده ودقيق وقابل اتكا هستند (مك كارتي،1995 ،164).
2- 2 – 2 . هدف از مطالعه سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري
به دو دليل زير مطالعه سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري از اهميت ويژه برخوردار است.
الف) مطالعه سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري پايه و اساس حسابداري است.
ب) سيستم اطلاعاتي حسابداري مكمل ديگر سيستم هاي يك واحد تجاري است.
در بيانيه مفاهيم بنيادي حسابداري شماره 2 كميته تدوين استانداردهاي حسابداري مالي حسابداري به عنوان يك سيستم اطلاعاتي تعريف و هم چنين بيان گرديد كه هدف اوليه حسابداري تهيه اطلاعات مفيد براي تصميم گيري است.از طرف ديگر حسابداران بايستي در زمينه هاي ديگر سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري نظريه بانكهاي اطلاعاتي ، سيستم هاي هوشمند و ارتباط از راه دور را فراگيرند (سجادي،1385،5)3.
دلايل زير از جمله دلايلي است كه موجب افزايش تقاضا براي اطلاعات و مطالعه در سيستم هاي حسابداري گرديده است.
- پيشرفت در فناوري اطلاعات موجب افزايش ظرفيت فني براي جمع آوري و پردازش داده ها گرديده است.
- پيشرفت وتوسعه فناوري مخابراتي وارتباطات موجب افزايش اثربخشي توزيع ومبادله اطلاعات در داخل سازمانها ونيز بين انها گرديده است.
- افزايش پيچيدگي محيطي كه سازمانها در ان فعاليت دارند از دلايل ديگر نياز به مطالعه سيتم ها است.
- پيچيدگي محيط داخل سازمان نيز تقاضا براي اطلاعات را افزايش مي دهد.
- بزرگ شدن غالب سازمانها،تنوع محصولات وخدمات وافزايش تخصص وفعاليت ها در سازمان موجب تقاضاي بيشتر اطلاعات ونهايتا مطالعه درسيستم هاي اطلاعاتي حسابداري مي شود(سجادي،1385،5).
3 – 2 – 2 . فن آوري اطلاعات و استراتژي شركت
درنمودار 1-1 دومين وظيفه مهم حسابداران شركت ها برنامه ريزي استراتژيك بلند مدت اعلام شده است. همان طور كه در نمودار 1-1 نشان داده ميشود، استراتژي شركت يكي از عواملي است كه بايد تاثير آن در طراحي سيستم اطلاعاتي حسابداري لحاظ شود.
1-3-2-2- وظايف مديران در رابطه با سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري
يكي از نكات مهم سيستم هاي اطلاعات حسابداري تقويت سيستم هاي كنترلي است .مديران براي تصميم گيري نياز به اطلاعاتي دارند تا تفاوت عملكرد واقعي را با آنچه پيش بيني شده است٬مقايسه كنند.سيسم هاي اطلاعات شاخص هاي نظارتي را در اختيار مديران قرار مي دهند.مديران علاوه بر نضارت بر فرايند طراحي سيستم بايد بر عمليات سيستم ها در طول زمان اجرا نيز كنترل لازم اعمال كنند.گرچه سازمانها با كمك تكنولوژي اطلاعات مي توانند حجم عظيمي را به نحو مطلوبي پردازش كنند٬اما همين سيستم ها مسايل وچالش هاي كنترلي مهمي را به همراه دارند.سازمان هايي بوده اندكه به دليل عدم توانايي در كنترل سيستم هاي اطلاعاتي خود٬مجبور به ترك كسب وكار شده اند (لوكاس1997٬،62).
-349885159385
نمودار 1-2 سيستم اطلاعات حسابداري و زير سيستمهاي مربوط اصلاح شده بر اساس نظريات جديد .
2 – 3 – 2 –2- ارزش اطلاعات
ارزش اطلاعات به شناخت کاربر از اطلاعات ومرتبط بودن ان با موقعیت وی بستگی دارد .لذا صرفنطر از اهمیت مرتبط بودن، اگر کاربر شناختی از اطلاعات نداشته باشد ، داده ها همچنان به صورت داده باقی خواهد ماند.حال اگر شناخت وجود داشته باشد ، هرچه ارتباط اطلاعات با موقعیت کاربر بیشتر باشد، سطح یا میزان شناخت کاربر از موقعیت واطلاعات بیشتر خواهد بود ، لذا ارزش اطلاعات افزایش می یابد (صرافی زاده ، 1384 ، 19 )1.
3 – 3 – 2 – 2 - تصميم گيري
محققان مدلهاي تصميم گيري و شيوه حل بسياري از مسائل را بسط و توسعه داده اند. كليه اين مدلها، تصميم گيري را به عنوان يك فعاليت پيچيده چند مرحله اي به تصوير مي كشند. ابتدا بايد مساله و مشكل شناسايي شود. سپس ، فرد تصميم گيرنده بايد روشي را براي حل مساله انتخاب نمايد. پس از آن تصميم گيرنده نيازمند گردآوري داده هاي مورد نياز براي اجراي مدل تصميم گيري است. پس از اين مرحله ، بايد ستاده هاي مدل را برسي و تفسير كرده و مزاياي هر روش را ارزيابي كند . در پايان ، تصميم گيرنده بهترين راه حل را انتخاب و اجرا مي كند (همان منبع، 25)2.
سيستم اطلاعاتي حسابداري مي تواند در كليه مراحل تصميم گيري و حل مسائل كمك هاي لازم را ارائه كند . گزارشهاي حسابداري مي توانند در شناسايي مشكلات بالقوه به ما كمك كنند. مدلهاي مختلف تصميم گيري و ابزارهاي تحليلي را مي توان براي كاربران تهيه كرد. زبانهاي جستجو مي توانند فرآيند جمع آوري داده هاي مربوط براي تصميم گيري را آسان نمايند. ابزارهاي مختلفي مانند روابط گرافيكي مي توانند تصميم گيرنده را در تفسير و تحليل نتايج مدل تصميم گيري و ارزيابي دوره هاي عملكرد فعاليت كمک كند(سجادی،1385 ،25 )3.
4-3-2-2- تصميم گيري واطلاعات
اهميت اطلاعات وتاثيرآن بركسي پوشيده نيست. درواقع فرايند كلي تصميم گيري را مي توان جمع آوري،پردازش اطلاعات وانتخاب گزينه بر اساس نتايج تحليل ها دانست لذا غالبا اصطلاح تصميم گيري را به روشهاي مختلفي تعريف مي كنند كه در هر حال نشان دهنده موقعيتي است كه تصميم در ان اتخاذ مي شود.
اما تعريف جامعي كه در بحث فعلي مورد نظر مان مي باشد به شرح زير است :
تصميم گيري يك فرايند يا يك سلسله فعاليت است كه توسط يك فرد يا يك گروه به منظور تعيين يك راه حل براي يك مساله موجود يا يك مساله احتمالي اتخاذ واجرا مي گردد (استيون 1999٬،84).
5-3-2-2 - انواع تصميم گيري
يكي از اهداف سيستم اطلاعاتي ، فراهم كردن اطلاعات مفيد براي تصميم گيري است . به منظور طراحي يك سيستم اطلاعاتي حسابداري كه اين هدف را تامين نمايد، لازم است انواع مختلف تصميماتي كه در يك سازمان گرفته مي شود شناسايي شود. تصميمات مي توانند بر اساس درجه و ساختار سازماني و يا دامنه تصميم طبقه بندي شوند (سجادي1384،27)2.
ساختار تصميم
تصميمات ساختاري تكراري : عادي و به اندازه كافي قابل فهم هستند و ميتوانند به كاركنان سطوح پايين تر در سازمان واگذار شوند . به عنوان مثال ،تصميم در مورد تمديد اعتبار مشتري مستلزم داشتن اطلاعات در زمينه محدوديت اعتبار مشتري و مانده جاري اعتبار اوست . در حقيقت تصميمات ساختاري اغلب مي تواند به طور خودكار اتخاذ شوند.
تصميمات نيمه ساختاري: با قواعد ناقص براي تصميم گيري شناخته ميشود و نيازبه ارزيابي و قضاوت ذهني اضافي براي تجربه و تحليل داده هاي رسمي دارد . تدوين بودجه بازاريابي براي يك محصول جديد ، مثالي ازيك تصميم نيمه ساختاري است.
تصميمات غير ساختاري : تصميماتي غير تكراري و غير عادي هستند. انتخاب جلد مجله ، انتخاب مديريت ارشد و انتخاب پروژه هاي تحقيقاتي بنيادي از اين دسته اند (همان منبع، 27 )3.
3-2- ويژگي هاي كيفي اطلاعات حسابداري
خصوصيات كيفي به خصوصياتي اطلاق مي شود كه موجب مي گردد اطلاعات ارائه شده در صورتهاي مالي براي استفاده كنندگان در راستاي ارزيابي وضعيت مالي ، عملكرد مالي و انعطاف پذيري مالي واحد تجاري مفيد واقع مي شود.
برخي از خصوصيات كيفي به محتواي اطلاعات مندرج در صورتهاي مالي و برخي ديگر به چگونگي ارائه اين اطلاعات مربوط مي شود.خصوصيات كيفي اصلي مرتبط با محتواي اطلاعات ، "مربوط بودن" و" قابل اتكا بودن" است . هر گاه اطلاعات مالي مربوط و قابل اتكا نباشد، مفيد نخواهد بود. حتي اگر اطلاعات مربوط و قابل اتكا باشد (سجادي1384،677)1.
رابطه بين خصوصيات كيفي درنمودار( 2 – 1 ) نمايش يافته است .
-349885-64135
نمودار 2-2 خصوصيات كيفي اطلاعات حسابداري
1-3-2- خصوصيات كيفي مرتبط با محتواي اطلاعات
1-1-3-2- ارزش پيش بيني كنندگي و تاييد كنندگي
" اطلاعات مربوط "، يا داراي ارزش پيش بيني كنندگي و يا حائز ارزش تاييد كنندگي است. نقشهاي پيش بيني كنندگي و تاييد كنندگي اطلاعات به هم مربوط مي باشند. به طور مثال ، اطلاعات در مورد سطح و ساختار فعلي داراييهاي واحد تجاري، براي استفاده كنندگاني كه سعي دارند توان واحد تجاري را در استفاده ازفرصتها و واكنش به شرايط نامطلوب پيش بيني كنند ، داراي ارزش است. همين اطلاعات داراي نقش تاييد كنندگي در مورد پيش بيني هاي گذشته مثلا درباره ساختار واحد تجاري و ماحصل عمليات مي باشد (سجادي1384،677)1.
2-1-3-2- انتخاب خاصه
براي ارائه اقلام در صورتهاي مالي بايد خاصه قلم مورد ارائه انتخاب شود. صورتهاي مالي تنها مي توانند آن خاصه هايي را ارائه كند كه بر حسب واحد پول قابل بيان است . چندين خاصه پولي وجود دارد كه مي توان در صورتهاي مالي ارائه كرد از قبيل بهاي تمام شده تاريخي ، بهاي جايگزيني يا خالص ارزش فروش . انتخاب خلاصه اي كه قرار است در صورتهاي مالي گزارش شود بايد مبتني بر مربوط بودن آن به تصميمات اقتصادي استفاده كنندگان باشد. اطلاعات در مورد ساير خاصه ها از جمله خاصه هاي غير قابل بيان به پول از قبيل مقادير و سر رسيدها را مي توان با شرح اقلام در صورتهاي مالي يا يادداشتهاي توضيحي به استفاده كننده انتقال داد (تاري وردي،1381 680٬ )2.
3-1-3-2- قابل اتكا بودن
براي اينكه اطلاعات مفيد باشد بايد همچنين قابل اتكا باشد . اطلاعاتي قابل اتكاست كه عاري ازاشتباه و تمايلات جانبدارانه با اهميت باشد و به طور صادقانه معرف آن چيزي باشد كه مدعي بيان آن است يا به گونه اي معقول انتظار مي رود بيان كند (نوروش و همكاران، 1385،21)3.
4-1-3-2- بيان صادقانه
اطلاعات بايد اثر معاملات و ساير رويدادهايي راكه ادعا مي كند بيانگر آن است يا به گونه اي معقول انتظار مي رود بيانگر آن باشد به طور صادقانه بيان كند .
بدين ترتيب مثلا ترازنامه بايد بيانگر صادقانه اثرات معاملات و ساير رويدادهايي باشد كه منجر به عناصر در تاريخ ترازنامه شوند كه معيار هاي شناخت را احراز كرده باشند(نوروش و همكاران، 1385،22)1.
5-1-3-2- رجحان محتوا بر شكل
اگر قرار است اطلاعات بيانگر صادقانه معاملات و ساير رويدادها يي كه مدعي بيان آنهاست باشد. لازم است كه اين اطلاعات بر اساس محتوا و واقعيت اقتصادي و نه صرفا شكل قانوني انها به حساب گرفته شود (كميته استانداردهاي حسابداري ايران، 1389 ، 680)2.
6-1-3-2 بي طرفي
اطلاعات مندرج در صورتهاي مالي بايد بي طرفانه يعني عاري از تمايلات جانبدارانه باشد. چنانچه انتخاب و يا ارائه اين اطلاعات به گونه اي باشد كه بر تصميم گيري يا قضاوت در جهت نيل به نتيجه اي از قبل تعين شده، اثر گذارد. صورتهاي مالي بي طرف نمي باشد (همان منبع، 681)3.
7-1-3-2- احتياط
تهيه كنندگان صورتهاي در عين حال بايد با ابهاماتي كه به گونه اي اجتناب ناپذير بر بسياري رويدادهاي و شرايط سايه افكنده بر خورد كنند. نمونه اين ابهامات عبارت است از قابليت وصول مطالبات، عمر مفيد احتمالي داراييهاي ثابت مشهوت و تعداد و ميزان ادعاهاي احتمالي مربوط به ضمانت كالاي فروش رفته، چنين مواردي با رعايت احتياط در تهيه صورتهاي مالي و همراه با افشاي ماهيت و ميزان آنها شناسايي مي شود. احتياط عبارت است از كاربرد درجه اي ازمراقبت كه در اعمال قضاوت براي انجام براورد در شرايط ابهام مورد نياز است به گونه اي كه در آمدها يا داراييها بيشتر ازواقع و هزينه ها يا بدهيهاكمتر از واقع ارائه نشود. اعمال احتياط نبايد منجر به ايجاد اندوخته هاي پنهاني يا ذخاير غير ضروري گردد ياداراييها و درآمدها را عمدا كمتر از واقع و بدهيها و هزينه ها را عمدا بيشتر از واقع نشان دهد زيرا اين امر موجب نقض بي طرفي است و بر قابليت اتكاي اطلاعات مالي اثر مي گذارد (همان منبع ، 683 )4.
8-1-3-2- كامل بودن
اطلاعات مندرج در صورتهاي مالي بايد با توجه به كيفيت اهميت و ملاحضلات مربوط به فروني منافع بر هزينه تهيه و ارائه آن كامل باشد. حذف بخشي از اطلاعات ممكن است باعث شود كه اطلاعات نادرست يا گمراه كننده شود و لذا قابل اتكا نباشد و از مربوط بودن آن كاسته شود.
2-3-2- خصوصيات كيفي مرتبط باارائه اطلاعات
خصوصيات مربوط به ارائه شامل "قابل مقايسه بودن" و "قابل فهم بودن" است. اطلاعاتي كه فاقد اين خصوصيات باشد علير غم مربوط بودن و قابل اتكا بودن، داراي فايده محدودي است. (كميته استانداردهاي حسابداري ايران، 1389 ، 680)1.
1-2-3-2- قابل مقايسه بودن
استفاده كنندگان صورتهاي مالي بايد بتوانند صورتهاي مالي واحد تجاري را طي زمان جهت تشخبص روند تغييرات در وضعيت مالي، عملكرد مالي وانعطاف پذيري مالي واحد تجاري مقايسه نمايند. استفاده كنندگان همچنين بايد بتوانند صورتهاي مالي واحدهاي تجاري مختلف را مقايسه كنند تا وضعيت مالي، عملكرد مالي و انعتاف پذيري مالي آنها را نسبت به يكديگر بسنجند. رعايت استاندارهاي حسابداري موجب مي گردد كه قابليت مقايسه صورتهاي مالي فراهم آيد زيرا به موجب الزامات مندرج در استانداردهاي مزبور، واحدهاي تجاري مختلف بايد براي حسابداري معاملات و رويدادهاي مشابه از رويه هاي مشابهي استفاده كنند (همان منبع، 683 )2.
2-2-3-2- ثبات رويه
قابل مقايسه بودن مستلزم اين امر است كه اندازه گيري و ارائه اثرات مالي معاملات و ساير رويدادهاي مشابه در هر دوره حسابداري و از يك دوره به دوره بعد با ثبات رويه انجام گيرد و همچنين هماهنگي رويه توسط واحدهاي تجاري مختلف حفظ شود. اگرچه براي نيل به قابل مقايسه بودن، ثبات رويه لازم است اما هميشه به خودي خود كافي نيست (نوروش٬1385٬ 21)3.
افشائيات يكي ازپيش شرطهاي قابل مقايسه بودن، افشاي رويه هاي حسابداري بكار رفته در تهيه صورتهاي مالي و همچنين افشاي هرگونه تغييرات در آن رويه ها و اثرات چنين تغييراتي مي باشد. استفاده كنندگان بايد قادر باشند تفاوت بين رويه هاي حسابداري براي معاملات و ساير رويدادهاي مشابه را كه توسط يك واحد تجاري طي دوره هاي مختلف بكار گرفته شده و رويه هايي را كه توسط واحدهاي تجاري مختلف اتخاذ شده است ، تشخيص دهند (نوروش٬1385٬ 21)1.
3-2-3-2- قابل فهم بودن
يك خصوصيت كيفي مهم اطلاعات مندرج در صورتهاي مالي اين است كه به آساني براياستفاده كنندگان قابل درك باشد (همان ماخذ، 684 )2.
4-2-3-2- ادغام و طبقه بندي اطلاعات
يك عامل مهم در قابل فهم بودن اطلعات مالي نحوه ارائه آنهاست. براي اينكه ارائه اطلاعات مالي قابل فهم باشد لازم است كه اقلام به نحوي مناسب در يكديگر ادغام و طبقه بندي شود (همان ماخذ، 684 )3.
5-2-3-2- توان استفاده كنندگان
صورتهاي مالي براي رفع نيازهاي استفاده كنندگان مختلفي كه از درجات مختلف آگاهي از فعاليتهاي تجاري و اقتصادي و نحوه حسابداري برخوردارند، تهيه مي شود. معهذا اطلاعات مالي عموماً بر اساس اين فرض كه استفاده كنندگان از آگاهي معقولي در مورد فعاليتهاي تجاري و اقتصادي و نحوه حسابداري برخوردارند و اينكه مايل به مطالعه اطلاعات با تلاش معقولي هستند، تهيه مي شود. در عين حال ، اطلاعات پيچيده اي كه جهت رفع نياز هاي تصميم گيري اقتصادي مربوط تلقي مي شود نبايد به بهانه مشكل بودن درك آن توسط برخي استفاده كنندگان از صورتهاي مالي حذف شود، گرچه اين گونه اطلاعات نيز بايد حتي المقدور به گونه اي ساده ارائه شود (همان ماخذ، 684 )4.
4-2- محدوديتهاي حاكم بر خصوصيات كيفي اطلاعات مالي
به ندرت مي توان اطلاعاتي تهيه كرد كه كاملا مربوط ، قابل اتكا ، قابل مقايسه و قابل فهم باشد.
1-4-2- موازنه بين خصوصيات كيفي
يكي از محدوديتها اين است كه اغلب نوعي موازنه يا مصالحه بين خصوصيتهاي كيفي ضرورت دارد . به طور مثال اطلاعاتي كه قابل اتكاتر است اغلب از درجه مربوط بودن كمتري برخوردار است و به عكس . عموماً هدف ، دستيابي به نوعي توازن بين انواع خصوصيات به منظور پاسخگويي به اهداف صورتهاي مالي است. اهميت نسبي خصوصيتهاي كيفي در موارد مختلف امري قضاوتي است (تاري وردي ، 1381، 7 )1.
2-4-2- به موقع بودن
هر گاه تاخيري نابجا در گزارش اطلاعات رخ دهد، اطلاعات ممكن است خصوصيت مربوط بودن خود را از دست بدهد. ممكن است لازم شود كه مديريت نوعي موازنه بين مزيتهاي نسبي " گزارشگري به موقع " و " ارائه اطلاعات قابل اتكا " برقرار كند. براي ارائه به موقع اطلاعات، اغلب ممكن است لازم شود قبل از مشخص شدن همه جنبه هاي يك معامله يا رويداد، اطلاعات موجود گزارش شود كه اين از قابليت اتكاي آن مي كاهد به عكس، هر گاه به منظور مشخص شدن همه جنبه هاي مزبور ، گزارشگري با تاخير انجام گردد ، اطلاعات ممكن است كاملاً قابل اتكا شود ، ليكن براي استفاده كنندگاني كه بايد طي اين مدت تصميماتي اتخاذ كنند بي فايده شود. براي نيل به موازنه بين خصوصيات مربوط بودن و قابل اتكا بودن ، با توجه به الزامات قانوني در مورد زمان ارائه اطلاعات ، مهمترين موضوعي كه بايد مورد توجه قرار گيرد اين است كه چگونه به بهترين وجه به نيازهاي تصميم گيري اقتصادي استفاده كنندگان پاسخ داده شود.( كميته تدوين استانداردهاي حسابداري ايران، 1389، 687)2.
3-4-2- منفعت و هزينه
توازن بين منفعت و هزينه به جاي اينكه يك خصوصيت كيفي باشد يك محدوديت مهم است. منفعت حاصل از اطلاعات بايد بيش از هزينه تهيه و ارائه آن باشد . معهذا ارزيابي منفعت و هزينه اساساً يك فرآيند قضاوتي است.
مضافاً هزينه ها لزوماً بر عهده استفاده كنندگاني كه از منافع اطلاعات بهره مي برند قرار نمي گيرد منافع اطلاعاتي ممكن است نصبيت استفاده كنندگاني غير از آنهايي كه اطلاعات براي آنها تهيه شده است ، شود . به دلايل فوق اغلب ارزيابي منفعت و هزينه تهيه و ارائه اطلاعات مشكل است( كميته تدوين استاندارد هاي حسابداري ايران 1387، 687 )1.
5– 2 روشها و عناصر سيستم هاي اطلاعاتي
1-5-2 فعاليتهاي تجاري و نيازهاي اطلاعاتي
قبل از طراحي يك سيستم اطلاعاتي حسابداري براي شركت بايد بدانيم شركت چگونه فعاليت مي كند . اين موضوع موجب مي شود قادر باشيم انواع مختلف اطلاعات مورد نياز براي اداره مفيد شركت و همچنين انواع داده ها و روش هايي را كه براي گردآوري اطلاعات لازم خواهد بود ، شناسايي كنيم.
2-5-2 پردازش معاملات : مدارك و رويه ها
يكي از فعاليت هاي اساسي سيستم اطلاعاتي حسابداري پردازش « كارا و اثر بخش » داده ها مربوط به فعاليتهاي يك شركت است. پردازش معاملات شامل سه مرحله اصلي به شرح زير است :
1 – گردآوري داده هاي معامله در قالب مدارك مثبته
2 – ثبت داده هاي معامله در دفاتر روزنامه به ترتيب زمان و وقوع معامله.
3 - انتقال داده ها از دفاتر روزنامه به دفاتركل كه بر اساس زمان و وقوع و نوع حساب مرتب مي شوند.
3-5-2 گردآوري داده هاي معامله در قالب مدرك مثبته
اگر چه داده هاي مربوط به فعاليتهاي تجاري مي تواند بر روي برگه هاي كاغذ سفيد، دفتر يادداشت و يا حتي تخته سياه ثبت شوند اما براي كنترل دقت و نگهداري بهتر اطلاعات از فرمهاي خاصي استفاده مي شود كه آنها را مدارك مثبته مي نامند .شماره گذاري مدارك از قبل ، اثبات ثبت كليه مدارك را آسان كرده ، مانع از قلم افتادگي مدارك براي ثبت شده و منجر به انجام كار به صورت صحيح مي شود.
زيرا ، مدارك مثبته مشخص مي كنند كدام اطلاعات دريافت شده و اطلاعات استانداردي مثل نشاني و مسيري را كه فرمهاي مربوطه تكميل شده اند ، نشان مي دهد. اگر مدارك مثبته به نحو مناسبي طراحي شوند دقت و كارايي ثبت معاملات بهبود پيدا مي كند(سجادي ، 1385، 59 )1.
4-5-2- ثبت اطلاعات معاملات در دفتر روزنامه
پس از آنكه اطلاعات رويدادها و معاملات در قالب مدارك مثبته جمع آوري شد. قدم بعدي ثبت اين اطلاعات در دفتر روزنامه است. ثبت دفتر روزنامه براي كليه رويدادها صورت مي گيرد و حسابها و مبالغ بدهكار و بستانكار شده را نشان مي دهد. در دفتر روزنامه عمومي رويدادهاي غير عادي و غير تكراري مانند پرداخت وامها، تعديلات پايان دوره و عمليات بستن حسابها ثبت مي شود. دفاتر روزنامه اختصاصي به طور ساده ثبت تعدادزيادي از رويدادهاي تكراري را پردازش مي كند. بسياري از شركتها از دفاتر روزنامه اختصاصي براي ثبت چهار نوع رويداد معمول استفاده مي كنند فروشهاي نيسه، دريافتهاي نقدي، خريدهاي نيسه و پرداختهاي نقدي. براي آنكه ببينيد دفاتر اختصاصي چگونه مي توان در زمان صرفه جويي كند. توجه كنيد كه دفتر روزنامه فروش تنها يك ستون براي ثبت مبلغ رويداد دارد. علت اين است كه دفتر روزنامه فروش تنها براي ثبت فروشهاي نيسه كالا يا خدمات بكار مي رود. ازاين رو، هر ثبتي يك رقم بدهكار براي حسابهاي دريافتني و يك رقم بستابكار براي درآمد فروش دارد. همچنين، اين بدين معني است كه نيازي به نوشتن توضيح هر ثبت نيست زيرا ، كليه فروشهاي نيسه در دفتر روزنامه فروش ثبت مي شوند. در عوض ،كليه اطلاعات رويداد مزبور ازقبيل تاريخ ، شماره صورتحساب، نام و شماره حساب مشتري و مبلغ فروش در يك سطر نوشته مي شود (همان منبع ، 68)1.
5-5-2 - انتقال رويدادها به دفاتر كل
دفاتر كل براي خلاصه كردن وضعيت مالي از يك جمله مانده جاري هر يك از حسابها بكار مي رود. در يك سيستم دستي حسابداري، دفاتر كل به طور واقعي دفاتر خاصي هستند. اصطلاح « نگهداري دفاتر» اشاره به فرآيند حفظ و نگهداري از دفاتر كل دارد. دفتر كل عمومي در برگيرنده خلاصه اي از اطلاعات عمومي در مورد حسابهاي دارايي ، بدهي ، حقوق صاحبان سهام ، درآمد و هزينه شركت است .
در دفاتر معين كليه اطلاعات جزئي هر يك ازحسابهاي دفتر كل عمومي كه حسابها جزء زيادي دارد،ثبت مي شود. دفاتر معين به طور عام براي حسابهاي دريافتي ، موجوديها ، داراييهاي ثابت و حسابهاي پرداختي بكار مي‌رود (سجادي ، 1385، 69 ).
6-5-2 - تهيه اطلاعات براي تصميم گيري
وظيفه دوم سيستم اطلاعاتي حسابداري فراهم كردن اطلاعات مفيد براي تصميم گيري مديريت است. در سيستم حسابداري دستي اين اطلاعات به شكل گزارشهايي تهيه مي شود كه به دو دسته صورتهاي مالي و گزارشهاي مديريت تقسيم مي شوند. اهميت يك بعد خاص در مساله تصميم گيري، نشان دهنده وضعيت تصميم ،ماهيت مساله مورد نظر و مهارتهاي تصميم گيرندگان است. در حالتي كه تصميم گيرنده داراي قدرت تحليل قوي مي باشد، تهيه اطلاعات دقيق وجامع مي تواند كيفيت تصميم اتخاذ شده را افزايش دهد.اما اگر قدرت تحليل تصميم گيرنده ضعيف باشد ، اطلاعات مختصر و خلاصه ممكن است ارزش بيشتري داشته باشد (لي ،71٬1996).
7-5-2 - صورتهاي مالي
فرايند تهيه صورتهاي مالي شامل يك چرخه فعاليت است. اول كليه حسابهاي دفتر كل و مانده آنها در يك گزارشي به نام تراز آزمايشي، فهرست مي شود. اين نام به اين دليل انتخاب شده است كه به حسابدار اجازه مي دهد اثبات كند جمع كل مانده هاي بدهكار در حسابهاي مختلف برابر با جمع كل مانده هاي بستانكار در حسابهاي ديگر است. سپس، تراز آزمايشي ديگر به نام تراز آزمايشي اصلاح شده تهيه مي شود زيرا ، اين گزارش تاثير كليه ثبتهاي اصلاحي را نشان مي دهد. تراز آزمايشي اصلاح شده صحت و كيفيت بدهكاران و بستانكاران و صحت كليه ثبت هاي اصلاحي را ارزيابي مي كند. پس از آن ، صورتحساب سود و زيان مي تواند بر اساس تراز آزمايشي اصلاح شده تهيه شود. بعد از اين ، ثبتهاي بستن حسابهاي درآمد و هزينه و انتقال آنها به حساب سود و زيان و بستن مانده حساب سود و زيان و بستن مانده حساب سود و زيان به حساب سرمايه انجام مي شود. در نهايت ، ترازنامه و صورتحساب گردش وجوه نقد . ( به كمك اطلاعات سود و زيان و تراز نامه ) تهيه مي شود (سجادي ،1385، 79)3.
8-5-2 طبقه بندی نوع اطلاعات
اطلاعات را از ابعاد گوناگونی می توان طبقه بندی کرد ازجمله:
منبع اطلاعات: اینکه اطلاعات در داخل سازمان ایجاد شده اند یا خارج آن.
چاچوب سازمانی:اطلاعات مربوط به موضوعی در گذشته است ، یا حال ویا آینده
رسانه ارتباطی:اطلاعات کتبی ارایه می شود ویا شفاهی.
زمینه عملیاتی:اطلاعات مربوط به فعالیت های اولیه مانند هزینه موادخام وتدارکاتی می باشد ،یا مربوط به امور پرسنلی وحتی هزینه غیبت وتاخیر کارکنان.
سطح تصمیم گیری: کاربرد اصلی اطلاعات در کدام یکی از سطوح استراتژیک ، تاکتیکی یا اجرایی صورت می گیرد (صرافی زاده، 1384 ،60 )1.
6-2- مفاهيم فن آوري اطلاعات
1-6-2 - سخت افزار رايانه ها
سخت افزار عبارتست ازتجهيزات فيزيكي كه وظايف داده پردازي الكترونيكي در يك سيستم رايانه اي را به عهده دارد و شامل واحد پردازش مركزي و پيراموني، ورودي ، ستاده ، ذخبره سازي و دستگاههاي ارتياطي مخابراتي است .
سرعت ، قدرت ، و ظرفيتهاي ذخبره سازي رايانه ها به طور شگفت انگيزي افزايش يافته است در حالي كه اندازه رايانه ها و هزينه آنها كاهش يافته است . براي مثال ، اولين يارانه ها قادر بودند صدها كار در ثانيه انجام دهند و امروز رايانه ها مي توانند صدها ميليون كار در ثانيه انجام دهند . ظرفيت و ذخبره سازي و حافظه رايانه ها از هزاران كاراكتر به ميليونها كاراكتر توسعه يافته است. هزينه اجراي يك ميليون دستور از 10 دلار به كمتر از 10 سنت كاهش يافته است . پيش از اين ، رايانه ها فضاي يك اتاق را اشغال مي كردند حال آنكه امروز رايانه هاي پيشرفته را مي توانند با دستان خود حمل كنيد ( آریا ، 1385 ، 276 )2.
2 -6 -2 - اندازه رايانه ها
رايانه ها بر مبناي اندازه و قدرت به چهار گروه اصلي ابر رايانه ها ، رايانه هاي بزرگ ، رايانه هاي كوچك و ريز رايانه ها تقسيم مي شوند.
قدرت رايانه ها به كمك سرعت ، ظرفيت حافظه ، قدرت محاسباتي و تعداد كاربران و دستگاه هاي جانبي كه رايانه مي تواند پشتيباني نمايد ، اندازه گيري مي شود .
ابر رايانه ها : براي سرعت بالا ، فعاليتهاي نظامي منظم و فعاليتهاي علمي مورد استفاده قرار مي گيرند. اين رايانه ها ظرفيتهاي ذخبره سازي فوق العاده اي دارند و بيش از 10 برابر سريعتر از رايانه هاي بزرگ هستند. اخيراً ابر رايانه هاي كوچكتر به كمك تراشه هاي ريز پردازنده طراحي شده اند( آریا ، 1385 ، 277 )1.
اين ابر رايانه ها به اندازه اي كوچك هستند كه بر روي يك ميز جاي مي گيرند اگر چه سرعت آنها نصف نمونه هاي مشابه بزرگتر است.
بسياري از ابر رايانه ها از پردازنده موازي به صورت انبوه استفاده مي كنند. به جاي استفاده از يك واحد پردازش مركزي براي انجام وظايف به ترتيب ، تعدادي واحد پردازش مركزي با يكديگر مرتيط و كارهاي هم زمان يك فعاليت پيچيده را در بخشهاي مختلف انجام مي دهند.
پردازنده موازي به صورت انبوه بويژه براي كاهش زمان جستجو در بانكهاي اطلاعاتي بزرگ مفيد است زيرا ، تمام بانك اطلاعاتي مي تواند قسمت بندي و هر قسمت به طور جداگانه مورد جستجو قرار گيرد (سجادي ، 1385 ، 234 )2.
3-6-2- واحد پردازش مركزي
وظايف پردازش رايانه به وسيله واحد پردازش مركزي انجام مي شود اين بخش از سه واحد محاسبه و منطق كليه محاسبات رياضي و عمليات منطقي را انجام مي دهد. واحد كنترل ساختار برنامه ها را تفسير و عمل هماهنگي بين دستگاههاي ورودي ، خروجي و ذخبره سازي را انجام مي دهد. دستورهاي داده و اطلاعات و برنامه ها در حافظه اوليه ذخيره مي شود (تاردي وردی، 1385، 6)3.
يك خصوصيت كيفي مهم اطلاعات مندرج در صورتهاي مالي اين است كه به آساني براي استفادهكنندگان قابل درك باشد.قابل فهم بودن اطلاعات حسابداري متشكل از دو عامل زير است.
الف) ادغام وطبقه بندي اطلاعات. براي اينكه ارايه اطلاعات. مالي قابل فهم باشد لازم است كه اقلام به نحوي مناسب در يكديگر ادغام وطبقه بندي شوند.
ب) توان استفاده كننده. اطلاعات مالي بايد بر اساس اين فرض كه استفاده كننده كنندگان از آگاهيمعقولي در مورد فعاليتهاي تجاري و اقتصادي و نحوه حسابداري برخوردارند واينكه مايل به مطالعه اطلاعات با تلاش معقولي هستند، در عين حال اطلاعات پيچيده اي كه مربوط تلقي مي شود نبايد به بپهانه مشكل بودن درك آن حذف شود، گرچه اين گونه اطلاعات نيز بايد حتي المقدور به گونه اي ساده ارايه شود (نوروش،1385،23).
4-6-2- دستگاههاي ورودي
سيستم هاي شركتهاي بازرگاني معمولاً داراي حجم وسيعي از اطلاعات ورودي . خروجي و محاسبات ساده هستند. به دليل اين كه دستگاههاي ورودي و خروجي خيلي كندتر از واحد پردازش مركزي عمل مي كنند . سيستمهاي بازرگاني داراي محدوديت عملكرد ورودي / خروجي هستند. اين ويژگي توان عملياتي سيستم را كاهش مي دهد كه با ميزان كار مفيد انجام شده طي يك دوره زماني معين برابر است . بسياري از رويكردهايي كه توان عملياتي سيستم را افزايش مي دهند بر به كارگيري روشهاي ورود اطلاعات به سيستمي تاكيد دارند كه تعامل نيروي انساني را به حداقل ممكن كاهش مي دهد و استفاده از دستگاههاي ورودي رايانه با سرعت زياد را به حداكثر ممكن مي رساند . روش هاي مختلف ورود اطلاعات در اين قسمت تشريح مي شود. (آريا ، 1385، 80 )5.
5-6-2- دستگاههاي خروجي
بسياري از دستگاههاي ورودي را مي توان به عنوان دستگاههاي خروجي استفاده كرد . براي مثال ، نوارهاي مغناطيسي و ديسكها غالباً نه تنها براي بازيابي اطلاعات بلكه براي ذخبره كردن نتايج پردازش اين اطلاعات نيز به كار مي روند. به طور مشابه ، كدهاي ميله اي هم براي ورودي و هم براي خروجي سيستم استفاده مي شوند.
6-6-2- نرم افزار رايانه
نرم افزار، دستورهاي تعريف شده اي است كه فعاليتها و وظايف دستگاههاي سخت افزار را كنترل مي كند. مجموعه دستورهاي كه به يك رايانه مي گويد يك فعاليت با وظيفه چگونه انجام مي شود ، برنامه رايانه ناميده مي شود . فرآيند نوشتن برنامه نرم افزاري براي اجراي وظايف و فعاليتها ، برنامه نويسي رايانه هاي ناميده مي شود . برنامه هاي نرم افزاري به يك زبان برنامه نويسي نوشته مي شوند.برنامه هاي رايانه اي به دو دسته تقسيم مي شوند : نرم افزارهاي كاربردي و نرم افزارهاي سيستمي.نرم افزارهاي كاربردي براي اجراي يك وظيفه خاص و كمك به كاربران نوشته مي شود. نمونه هاي اين نرم افزار عبارتند از : برنامه هاي نگهداري حسابهاي دريافتني ، حسابهاي پرداختني ، موجودي كالا و به هنگام نمودن اطلاعات حقوق و دستمزد .نرم افزار سيستمي ، دستورهاي برنامه كاربردي را تفسير كرده و مشخص مي كند كه سخت افزار چگونه آنها را انجام مي دهد ( سجادي، 1385، 255 ).
7-6-2 - نرم افزار سيستمي
نرم افزارهاي سيستمي استفاده از سخت افزار ، نرم افزارهاي كاربردي و ديگر منابع سيستمي مورد استفاده در فرآيند پردازش دادها را كنترل مي كند . همچنين ، اين سيستم برنامه هاي كاربران را به وسيله ترجمه به زبان ماشين ، براي اجرا مهيا مي كند . سه نوع نرم افزار سيستمي وجود دارد : سيستمهاي عامل ، برنامه هاي كاربردي و نرم افزار ارتباطات (آریا ،1385 ، 291 )5.
8-6-2 - نرم افزارهاي كاربردي
نرم افزارهاي سيستمي و سخت افزار منحصر به فرد نبوده بلكه براي هر شخصي كه به آنها نياز داشته باشد ، فابل دسترسي هستند ولي اين وضعيت در مورد نرم افزارهاي كاربردي صادق نيست . نرم افزارهاي كاربردي كالاي كميابي هستند و شركتها ميليونها دلار صرف طراحي و توسعه آنها مي كنند تا از مزاياي اقتصادي آنها بهرمند شوند. تاكنون نرم افزارهاي كاربردي مهمترين نرم افزار حسابداران بوده اند (آریا ،1385 ، 291 )6.
7-2 سيستم هاي خبره ( هوشمند )
1-7-2 بعضي از تعاريف سيستم هاي خبره
در اينجا چند تعريف از سيستم خبره مطرح مي گردد :
*سيستم خبره يك سيستم رايانه اي است كه با استفاده از دانش ، حقايق و روش هاي استدلالي ، مسايلي را حل مي كند كه نيازبه توانايي افراد خبره دارند.
*يك سيستم خبره، يك سيستم رايانه اي است كه توانايي تصميم گيري يك فرد خبره را « تقليد » مي كند
اصطلاح تقليد يعني انجام كارهايي كه يك فرد خبره انجام مي دهد و اين امر با شبيه سازي اعمال يك خبره تفاوت زيادي دارد.
* سيستم خبره ، يك برنامه هوش مصنوعي است كه براي حل مسائل و مشكلات مربوط به يك حوزه خاص تهيه شده باشد.
*سيستم خبره يك برنامه رايانه اي است كه با استفاده ازدانش و رويه ها ، در حل مسايل مشكل ، همانند يك انسان متخصص و خبره عمل مي كند.
*سيستم خبره يك نرم افزار رايانه اي براي تصميم گيري است كه حتي « فراتر ازمهارت انسان » در حوزه هاي خاص و ظريف به يك سطح عملكردي و مقايسه اي دسترسي مي يابد .
* يك سيستم خبره استفاده از رايانه به عنوان راهنماي تصميم گيري مشابه حرفه اي خاص در حوزه مشكلي خاص است (الهي ، 1382 ، 11 )3.
2-7-2. مزاياي سيستم هاي خبره
مزاياي سيستم هاي خبره مي تواند هم براي سازمان و هم براي كاركناني كه داخل سازمان كار مي كنند مطرح شوند . اين مزيت ها به شرح زير هستند :
*مزاياي سازماني
*حفظ دانش . دانش اين سيستم ها دائمي است ، بر خلاف انسان كه ممكن است استخدام يا بازنشسته شود و يا مسائل ديگري براي وي اتفاق بيفتد .
* توزيع دانش . دانش مي تواند از طريق سيستم هاي طراحي شده به سايت هاي ديگر در هر جاي دنيا با استفاده از شبكه يا كپي برداري سيستم خبره بر روي يك سخت افزار مجزا ، انتقال يابند .
* آموزش . سيستم هاي خبره توانائي شرح و تبيين يك مساله را دارند . استفاده كنندگان سيستم مي توانند زنجيره استدلال تصميمات اتخاذ شده را بفهمند و درك بهتري از حوزه مساله داشته باشند .
*تاثير رقابتي. سيستم هاي خبره به يك سازمان اغلب توانائي رقابت مي دهند. به طوريكه بتواند سرعت عكس العمل و پاسخ خود را افزايش دهد و دقت تصميمات خود را بالاتر برد.
*كاهش هزينه . به اشتراك گذاشتن رايانه ها هزينه زيادي ندارد و منابع مهمي مصرف نمي كند ( بجز هزينه هاي انرژي و نگهداري ) و نيز هزينه ايجاد تخصص براي استفاده كننده رايانه پائين است .
* افزايش بهره وري و ميزان توليد . سيستم هاي خبره از انسان سريعتر عمل مي كنند .
*افزايش كيفيت محصولات . سيستم هاي خبره قادر به افزايش كيفيت محصولات سازمانهاي توليدي هستند .
* حل مشكل كميابي تخصص . در بسياري موارد متخصصان يا در حال بازنشسته شدن و يا ترك شغل خود هستند و يا اصلاً حوزه جغرافيائي كار اين متخصصان آنقدر زياد است كه امكان در دسترس بودن و يا استفاده مناسب از آنها وجود ندارد (الهي ، 1382 ، 11 )1 .
* انجام كار و فعاليت ها در محيط هاي كاري خطرناك . در بسياري از كارها ، اين ضرورت وجود دارد كه نيروي انساني در محيط هاي خطرناك كار كند . سيستم هاي خبره با استفاده از اطلاعاتي از حس گرهاي قرار داده شده در اين محيط ها ، تصميم گيريها و كارها را انجام مي دهد و ضرورتي براي ورود انسان به اين محيطها كه ممكن است عوامل خاص جوي مثل گرما ، رطوبت و غبارهاي سمي در آنها باشد ، وجود ندارد (همان منبع12٬)2.
3-7-2 سيستم هاي خبره و هوش مصنوعي
سيستم هاي خبره ، موجوديت خود را مديون هوش مصنوعي هستند. يكي ازبزرگان هوش مصنوعي - ماروين مينسكي - آن را چنين تعريف مي كند :
هوش مصنوعي ، حوزه مطالعاتي است كه سعي در ايجاد سيستم هايي دارد كه به نظر افراد هوشمند هستند.
هوش مصنوعي ، يك حوزه مطالعاتي وسيع است كه بسيار كاربرد دارد. در اين بحث ، فقط به سيستم هاي خبره مي پردازيم ، ولي كاوسي حوزه هاي مختلف كاربرد هوش مصنوعي را بررسي كرده است . طرح تفصيلي در ديگر كاربرد هاي بخش هوش مصنوعي در شكل شماره (3-2) آمده است.
هوش مصنوعي، يك حوزه مطالعاتي وسيع است كه بسيار كاربرد دارد و بعضي از آن ها در نمودار( 3-2) مشخص شده اند.
66738588265كاربردهاهوش مصنوعي ربات هاسيستم هاي خبرهسيستمهاي بصيرتزيان طبيعي شبكه هاي عصبياثبات تئوري00كاربردهاهوش مصنوعي ربات هاسيستم هاي خبرهسيستمهاي بصيرتزيان طبيعي شبكه هاي عصبياثبات تئوري
نمودار 3-2 حوزه هاي هوش مصنوعي (الهي ،1382، 28)2
4-7-2 - نتيجه گيري و تحليل هاي كلي در مورد سيستم هاي خبره
سيستم هاي خبره در علوم مختلف ، كاربرد هاي متفاوت دارند. بيشترين كاربرد آنها در رشته هاي پزشكي ، مسايل محاسباتي و رياضيات ، ساختارهاي اصلي رايانه و زمين شناسي و غيره بوده است.
در سيستم هاي خبره ، تخصص و دانش فرد متخصص ، به رايانه منتقل مي شود و بعضي مشكلات مرتبط با دانش انساني آنها وجود ندارد.
سيستم هاي خبره موجب حفظ دانش درسازمان ، افزايش بهره وري ، افزايش كيفيت محصولات ، حل مشكل كميابي تخصص ، انجام كار و فعاليتها در محيط كاري خطرناك ، قابليت اعتماد بالا ، رفع نباز تجهيزات گران قيمت و انعطاف پذيري ، توزيع دانش از طريق انتقال سريع آن از يك سايت به سايت ديگر ، آموزش ( از طريق شرح و تبيين يك مسئله ) ، و كاهش هزينه مي شوند .
سيستم هاي خبره ، به منزله مشاور در تحليلهاي مديريت و تصميم گيري به كار گرفته مي شوند و در بيشتر موارد نيز جايگزين تخصص انسان يا خود متخصص مي گردند.سيستم هاي پشتيبان تصميم گيري اغلب با تجريه و تحليلهاي كيفي به فرد گيرنده كمك مي كنند.
سيستم هاي خبره (سيستم هاي مبتني بر دانش ) سيستم هاي مبتني برقاعده (قاعده مدار ) نيز ناميده مي شوند. تحليلهاو برنامه هاي اين سيستم ها بر اساس اگر – آنگاه مي باشند.
دانش مديريت ، متكي به علم تصميم و علم مديريت است كه اساس و خروجي اش تصميم گيري است. سيستم هاي خبره در تمام فعاليتها براي تصميم گيري به كار مي روند (الهي، 1382 ، 49-48)1 .
8-2- بانكهاي اطلاعاتي
براي چندين سال شركتها برنامه ها و فايلهاي جديدي را در زمان كه نياز اطلاعاتي ايجاب مي نمود ، طراحي مي كردند. نتايج اين موضوع باعث شد كه تعداد زيادي فايل اصلي به وسيله شركت نگهداري شود. براي مثال ، يك بانك آمريكا يي در يك زمان 36 ميليون حساب مشتري را در 23 سيستم جداگانه نگهداري مي كرد. يك سازمان دولتي نيزداده هاي ذخيره شده را در 22 سيستم جداگانه نگهداري مي كرد . افزايش فايلهاي اصلي مشكلات بسياري ايجاد كرد. غالبا داده هاي مشابه در دو يا چند فايل جداگانه ذخيره شده بود.علاوه بر اين ، داده هاي معين ذخيره شده در فايلهاي مختلف معمولا يكنواخت و سازگار نبودند .
براي مثال ، نشاني يك مشتري ممكن است در يك فايل به درستي به هنگام شده باشد در حالي كه نشاني قديم هنوز در فايل ديگري ذخيره شده باشد . اين مسائل موجب مي شود يكپارچگي مؤثر داده هاي ذخيره شده در فايلهاي مختلف و دستيابي به اطلاعات شركت با مشكلاتي مواجه شود. براي حل مشكلات ناشي از افزايش فايلهاي اصلي ، سيستمهاي بانك اطلاعاتي يكپارچه شدند (پناهي195٬1384٬ ).
سيستم بانك اطلاعاتي به اطلاعات نه تنها به عنوان يك بخش ابتدايي يا يك فعاليت صرف بلكه به عنوان منابع سازمان مي نگرد كه بايد توسط سازمان مديريت شده و مورد استفاده قرار گيرد. تاكيد اين روش بر يكپارچگي و توزيع اطلاعات ميان كاربران مجاز است . يكپارچگي يا تركيب فايلهاي اصلي در انبارهاي داده‌اي بزرگتر كه به وسيله برنامه هاي كاربردي زيادي قابل دسترسي است ، بدست مي آيد . بانك اطلاعاتي كاركنان مثالي است كه داده هاي مربوط به فايلهاي اصلي حقوق ، منابع انساني و مهارتهاي شغلي را تلفيق مي كند . برنامه اي كه دستيابي به بانك اطلاعاتي را مديريت و كنترل مي كند " سيستم مديريت بانك اطلاعاتي " ناميده مي شود. تركيب بانك اطلاعاتي ، سيستم مديريت بانك اطلاعاتي و برنامه هاي كاربردي را كه بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي دهد ، سيستم بانك اطلاعاتي مي نامند . شخصي كه مسئول بانك اطلاعاتي است ، مدير بانك اطلاعاتي ناميده مي شود (سجادي ، 1385 ، 282 )5.
1-8-2 - گردش سيستمي و فيزيكي داده
مديريت اصلي سيستمها ي بانك اطلاعاتي نسبت به سيستمهاي بر مبناي فايل اين است كه سيستمهاي بانك اطلاعاتي گردش سيستمي و فيزيكي داده را از يكديگر تفكيك مي كند . گردش سيستمي بيان مي كند چگونه كاربران با برنامه نويسان به طور نظري داده ها را شناسايي و سازماندهي مي كنند . براي مثال ، مدير فروش ممكن است همه اطلاعات مشتريان را به صورت يك جدول ، با كليه اطلاعات مربوط به يك مشتري در هر سطر تفسير كند .
گردش فيزيكي به چگونگي و مكاني كه داده ها به طور فيزيكي بر روي ديسك ، نوار مغناطيسي ، ديسك فشرده فقط خواندني با سايرابزارهاي مرتب و ذخيره مي شوند ، اشاره مي كند (صرافي زاده ، 329٬1384 ).
تفكيك گردش سيستمي و فيزيكي داده . طراحي برنامه هاي كاربردي جديد را ساده تر مي كند . زيرا ، برنامه نويسان مي توانند بر كد گذاري منطق برنامه كاربردي ( آنچه برنامه انجام خواهد داد ) تمركز كرده و به تمركز بر چگونگي و مكان داده هاي مختلفي كه ذخيره يا باز يافت مي شوند ، نياز ندارند . كنترلهاي سيستم بانك اطلاعات به نحوي است كه كاربران مي توانند بدون مراجعه به مكان يا جايي كه داده ها به طور فيزيكي ذخيره مي شوند . به سيستم دسترسي ، جستجو يا آن را هنگام كنند (سجادي ،1385 ،284 ) .
3-8-2 - زبانهاي سيستم مديريت بانك اطلاعات
هر سيستم مديريت بانك اطلاعاتي ابزارهاي اجراي سه فعاليت اساسي ايجاد ، تغيير و جستجو بانك اطلاعاتي را فراهم مي نمايد. مجموعه دستورهاي مورد استفاده براي اجراي اين فعاليتها به طور خاص زبانهاي تعريف داده ها ، تبديل داده ها و جستجوي داده ها هستند .
زبان تعريف داده ها براي : 1) ايجاد فرهنگ داده ها 2) شروع يا ايجاد بانك اطلاعاتي
3) توصيف گردش كار سيستم براي هر يك از برنامه نويسان يا كاربران و 4) شناسايي محدوديتها و الزامات نگهداري و حفاظتهاي ثبت ها يا فيلدهاي بانك اطلاعاتي ، استفاده مي شود.
زبان تبديل داده ها براي نگهداري داده ها بكار مي رود و شامل عملياتي مانند به هنگام كردن ، وارد كردن و حذف بخشي از بانك اطلاعاتي است . زبان تبديل داده ها نوشتن برنامه هاي لازم براي اجراي اين وظايف را تنه با رجوع به نام اقلام داده ها به جاي مكانهاي فيزيكي ذخيره آنها ساده مي سازد .
زبان جستجوي داده ها براي تحقيق و پرسش از بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي گيرد . از آنجايي كه زبان تبديل داده ها براي تغيير محتواي بانك اطلاعاتي به كار مي رود ، زبان جستجوي داده ها صرفاً مجموعه هاي فرعي بانك اطلاعاتي را به منظور پاسخ درخواست جستجوي كاربر بازيابي ، مرتب و نمايش مي دهد .
بيشتر زبانهاي جستجوي داده ها در بر گيرنده يك مجموعه دستورهاي قوي ولي آسان براي استفاده مي باشند كه كاربران را قادر مي سازد بسياري از نيازهاي اطلاعاتي خود را بدون كمك يك برنامه نويس مرتفع سازند.همچنين ، بسياري از سيستمهاي مديريت بانك اطلاعاتي داراي يك نگارشگر گزارش هستند كه زباني براي ساده سازي ايجاد گزارش است. براي مثال ، كاربران نياز دارند كه تنها عناصر داده اي را شناسايي كنند كه مي خواهند چاپ شوديا اينكه بدانند گزارش مربوط بايد چه ساختاري داشته باشد.
سپس ، نگارنده گزارش بانك اطلاعاتي را جستجو كرده ، اقلام داده هاي معين را انتخاب و طبق فرمت معرفي شده توسط كاربر آنها را چاپ مي كند . عموماً ،كليه كاربران هم به زبان جستجوي داده ها و هم به نگارشگر گزارش دسترسي دارند. اما دستيابي به زبان تعريف داده ها و زبان تبديل داده ها بايد به آن دسته ازكاركناني محدود شود كه مسئوليتهاي برنامه نويسي و اجرايي دارند. اين موضو ع در محدود كردن افرادي كه صلاحيت تغيير در بانك اطلاعاتي دارند، كمك بسياري مي كند.
4-8-2- بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي
سيستم مديريت بانك اطلاعاتي به وسيله نوع مدل داده اي سيستمي كه بر مبناي آن ايجاد شده ، توصيف مي شود. يك مدل داده اي خلاصه اي از معرفي محتواي بانك اطلاعاتي است. اكثريت قاطع سيستمهاي مديريت بانك اطلاعاتي مورد استفاده در سيستم اطلاعاتي حسابداري ، بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي ناميده مي شوند زيرا ، آنها از مدل داده اي رابطه اي استفاده مي كنند. (سجادي ، 1385 و 292 ).
5-8-2- شرايط اساسي مدل داده رابطه اي
مدل داده رابطه اي الزامهاي معيني درباره ساختار جدولها دارد. در اينجا شش الزام عمده تشريح مي شود. دو الزام اول در مورد صحت با دقت بانك اطلاعاتي به شرح زير است.
1-كليدهاي اصلي بايد منحصر بفرد باشند. كليد اصلي صفت با تركيبي از صفات است كه يك رديف معين را به صورت منحصر به فرد در يك جدول شناسايي مي كند.
2- هر كليد خارجي بايد يا تهي باشد يا داراي ارزش مربوط به كليد اصلي در رابطه اي ديگر باشد. يك كليد خارجي صفتي است در يك جدول و كليد اصلي در جدول ديگري است.
3-هر ستون در يك جدول بايد يك صفت از موضوع شناسايي شده توسط كليد اصلي را شرح دهد.
4-هر ستون در يك رديف بايد داراي تعداد واحدي باشد.
5-مقادير مندرج در هر رديف ستون خاص بايد داراي داده هاي مشابهي باشند.
6-ترتيب ستون و رديف اهميت ندارد. مرتب سازي دوباره رديفها يا ستونهاي (همان منبع، 298).
9-2 - تجارت الكترونيكي و انواع آن
تجارت الكترونيكي عبارتست از استفاده سيستماتيك ( منظم و با قاعده ) از پيشرفتهاي فن آوري شبكه اي و ارتباطات براي بهبود روشهايي كه يك شركت براي تعامل با فروشندگان و مشتريان خود به كار مي گيرد. علاوه بر اين ، همان گونه كه قضيه جامع نشان مي دهد ، تجارت الكترونيكي يك موضوع اختياري نيست بلكه الزام و ضرورتي اجتناب ناپذير براي تجارت در دنياي امروز است. هنگامي كه اغلب به مردم به تجارت الكترونيك مي انديشند ، رابطه بنگاه – به – مصرف كننده را تصور مي كنند. معاملات تجاري الكترونيكي بنگاه – به – مصرف كننده نسبتا ساده است . براي مثال ، يك مصرف كننده ايستگاه وب يك شركت را مطالعه كرده و انتخابهاي مختلف در سايت را مشاهده مي كند. آنگاه يك فرم سفارش را تكميل مي كند و در همان زمان وقوع معامله ، بهاي خريد خود را مي پردازد كه معمولا اين عمل با استفاده از كارت اعتباري انجام مي شود. شركت نيز پس از آن كالاها را ارسال مي كند و معامله كامل مي شود. يكي از مهمترين عناصر تجارت الكترونيكي بنگاه – به – مصرف كننده عنصر اعتماداست. (همان منبع، 298 )4.
1-9-2- مبادله الکترونیکی داده های مالی
اصطلاح انتقال الکترونیکی وجوه به انجام پرداختهای نقدی به صورت الکترونیکی به جای پرداخت توسط چک اشاره دارد. انتقال الکترونیکی وجوه معمولاً از طریق اتاق پایاپای خودکار سیستم بانکی انجام می شود. دو نوع پرداخت از طریق شبکه اتاق پایاپای خودکار انجام می شود . یک بستانکار اتاق پایاپای خودکارعبارتست از دستور به بانک برای انتقال وجه نقد از سایر حسابها به یک حساب معین (گرانان،1997،38) . اگر چه تقریباً کلیه بانکها می توانند دوجه نقد را از طریق شبکه اتاق پایاپای خودکار دریافت و ارسال کنند ولی هر بانکی قابلیت پذیرش و مبادله الکتونیکی داده ها و پردازش فعالیتها و ارسال الکترونیکی داده ها را ندارد در نتیجه بسیاری از شرکتها مجبور میشوند از یک شبکه برای انتقال الکترونیکی وجوه و از یک شبکه مستقل دیگر برای انتقال الکترونیکی داده استفاده کنند.به طور مشابه، سیستم اطلاعاتی خریدار باید اطلاعات مربوط به پرداختهای خود را به دو قسمت مختلف ارسال کند راه حل ایده آل ، یکپارچه کردن سیستم انتقال الکترونیکی وجوه با مبادله الکترونیکی داده است که مبادله الکترونیکی داده های مالی نامیده می شود با به کار گیری مبادله الکترونیکی داده های مالی سیستم اطلاعاتی حسابداری خریداران می تواند داده ها و وجوه را در یک برنامه نرم افزاری ارسال کند (سجادی ، 420 تا 426 ). مطالب مهم این بخش بر گفته شده از مقاله زیر است :
2-9-2- تاثیر تجارت الکترونیکی
تجارت الکترونیکی می تواند به طور مستقیم و غیر مستقیم بر هر مرحله از زنجیره ارزش واحد تجاری تاثیر بگذارد بیشترین اثر بارز آن بر فعالیتهای فروش و بازار یابی است شرکتها می توانند دفتر راهنمای الکترونیکی در ایستگاههای وب خود ایجاد کرده و سفارش فروشهای خود را خودکار کنند.همچنین ، ایستگاههای وب که برای فروشها و بازار یابی خودکار طراحی شده اند ، می توانند کارایی مرحله عملیات چرخه ارزش را بهبود بخشند. به کار گیری تجارت الکترونیکی به طور قابل ملاحظه ای می تواند کیفیت خدمات پس از فروش مشتریان را بهبود بخشد .
3-9-2 - انواع شبکه
شبکه های جهانی توسط بسیاری از شرکتها برای پیوستن به تجارت جهانی و با مدیریت فعالیتهای داخلی به کار میرود و شامل دو بخش است : یک بخش اختصاصی که در تملک شرکت است یا توسط شرکت اجاره شده است و یک بخش اینترنت . بخش اختصاصی می تواند به دو زیر مجموعه شبکه محلی و شبکه گسترده تقسیم شود . یک شبکه محلی همان طور که از نام آن مشخص است ، سیستمی است شامل رایانه ها و دیگر دستگاههای مانند چاپگرها که در مجاورت هم دیگر ( غالباً یک ساخنمان ) قرار دارند . در مقابل ، یک شبکه گسترده یک منطقه جغرافیایی بسیار وسیع را پوشش می دهد ؛ البته ، شرکتهای بزرگ دارای شبکه های گسترده جهانی هستند. (آریا ، 1385، 332)3.
4-9-2- اجرای سیستم ارتباطات داده ای
در هر شبکه ارتباطات داده ای ( اینترنت ، شبکه محلی ، شبکه گسترده یا شبکه با سرویس اضافی ) پنج عنصر اساسی به شرح زیر وجود دارد :
1.تجهیزات و دستگاه ارسال و مخابره اطلاعات
کلیدها و مسیریابها
کلیدها و مسیریابها دستگاههای سخت افزاری هستند که برای هدایت پیامهای مستقیم در میان یک شبکه بکار می روند . کلیدها ارتباطات نقطه - به – نقطه موقتی میان دو گره در یک شبکه ایجاد کرده و کلیه داده های میان آن ارتباط را ارسال می کند . در مقابل ، مسیریاب شامل نرم افزاری است که سر فصل و محتوای یک پیام را به منظور هدایت ان به مقصد بررسی می کند . این موضوع باعث می شود که مسیریابها کندتر از کلیدها باشند. به نظر می رسد مسیر یابها ارزانتر از کلیدها هستند . مسیریابها با بررسی محتوای پیامها می توانند کنترل و امنیت بهتری را ایجاد کنند . (سجادی، 1385، 440 )4 .
5-9-2 - نرم افزارهای ارتباطی
نرم افزارهای ارتباطی جریان داده ها را در یک شبکه مدیریت و کنترل می کنند . نرم افزار اتباطاتی وظایفی به شرح زیر انجام می دهد :
*کنترل دست یابی : اتصال و قطع دستگاههای مختلف ، تلفن کردن و پاسخ دادن به تلفنها به طور خودکار ، محدود کردن دست یابی به سیستم به کاربران مجاز و ایجاد پارامترهای مانند سرعت ، وضعیت و مسیر انتقال اطلاعات .
*مدیریت شبکه : کنترل و تایید دستگاهها از نظر آمادگی دریافت و ارسال داده ها ، صف بندی و آماده سازی ورودی ها و ستاده ها ، تعیین اولیتهای سیستم ، مسیریابی پیامها و گزارش فعالیتهای شبکه ، استفاده از شبکه و حل ایرادهای شبکه .
* انتقال داده ها و فایلها : کنترل انتقال داده ها ، فایلها و پیامها میان دستگاههای مختلف .
*کنترل وحذف خطاهها: اطمینان از اینکه همان داده هایی که ارسال شده در مقصد دریافت شده اند (سجادی،1385، 441)2.
10-2- کنترل سیستم های اطلا عاتی حسابداری
1-10-2-کنترلهای حسابداری و کنترلهای اداری
کنترلهای حسابداری شامل کنترلهای مربوط به حفاظت از داراییها و قابلیت اطمینان صورتهای مالی است . کنترلها اداری ، کنترهای است که به منظور افزایش کارایی عملیاتی و بهبود مدیریت برقرار می شود از این طبقه بندی برای مشخص کردن حدود رسیدگی های حسابرس استفاده می شود . به طور کلی ، کنترلهای حسابداری در محدوده رسیدگی های حسابرسی است در حالی که کنترلهای اداری در محدوده حسابرسیهای عادی نیست . چنانچه کنترلی را بتوان جزء هر دو نوع محسوب نمود کنترل مزبور نیز در محدوده رسیدگیهای حسابرس قرار خواهد گرفت . کنترلهای اداری ، در حسابرسی های عملکرد مدیریت در محدوده رسیدگیهای حسابرس قرار می گیرد ( كميته تدوين استانداردهاي حسابداري ايران، 1387، 14)3.
2-10-2- کنترلهای عمومی و کنترلهای کاربردی
کنترلهای عمومی عبارت از کنترلهای سازمانی ، مدیریت و عملیاتی است که ایجاد ، نگهداشت و اجرای سیستمهای کاربردی را در بر می گیرد . کنترلهای کاربردی ، مجموعه کنترلهایی است که در طراحی و طبق پرونده های مستندات سیستم برای هر سیستم کاربردی در نظر گرفته شده است . پرونده های مهم در این مورد شامل راهنمای استفاده کنندگان و گزارش طراحی سیستم کاربردی است . از این طبقه بندی برای تفکیک کنترلهای مربوط به محیط مراکز خدمات کامپیوتری از کنترلهای ویژه یک سیستم کاربردی خاص ، استفاده می شود.
3-10-2 - کنترلهای مرحله ایجاد سیستمهای کاربردی ، کنترلهای مرحله اجرا ، و کنترلهای حفاظت و ایمنی
کنترلهای مرحله ایجاد سیستمهای کاربردی عبارت از کنترلهایی است که در مراحل طراحی و پیاده سازی برقرار می گردد تا اطمینان حاصل شود که سیستمهای جدید ، طبق ضوابط مجاز ایجاد می گردد و بر اساس روشهای مصوب مدیریت پردازش می کند و همچنین در سیستمهای مزبور کنترلهای لازم و زنجیره عطف حسابرسی مناسب منظور می شود ( كميته تدوين استانداردهاي حسابداري ايران، 1387، 14).
کنترلهای مرحله اجرای سیستم ، کنترلهایی است که به منظور اطمینان از پردازش کامل و صحیح اطلاعات ورودی معتبر و استفاده از فایلها و برنامه های درست ، برقرار می شود .
کنترلهای حفاظت و ایمنی به منظور حصول اطمینان از آمادگی دائمی کامپیوتر و دستگاه های و وسایل لازم برای انجام عملیات و امکان بازیابی اطلاعات در صورت بروز اشکال ، برقرار می شود.از طبقه بندی مرموز ، به منظور تفکیک هدفهای برقراری کنترل برای هر یک از عملیات عمده زیر استفاده می شود .
1- ایجاد و نگهداشت سیستمهای کاربردی
2- پردازش اطلاعات ورودی با عملیات جاری .
3- تامین امکان ادامه عملیات در صورت بروز هر نوع اشکال یا حادثه
4-10-2 . دامنه کاربرد روشهای حسابرسی در مراکز خدمات کامپیوتری
به منظور مشخص کردن حدود رسیدگی حسابرس ، کنترلهای داخلی به کنترلهای حسابداری و کنترلهای اداری تقسیم شده است . از همین تقسیم بندی برای تعیین محدوده مطالعه و ارزیابی سیستمی کامپیوتری و ضوابط مربوط به تامین امکان ادامه عملیات کامپیوتر استفاده می شود. کنترلهای حسابداری مجموعه ضوابط ، روشها ، اسناد و مدارکی است که با حفاظت از داراییها و قابلیت اتکاء برصورتهای مالی ارتباط دارد . کنترلهای اداری مجموعه ضواط اداری ، سازمان ، روشها و اسنادی است که به مدیریت برای اتخاذ تصمیم از آن استفاده می کند . برای مثال ، کلیه ضوابطی که برای انجام ، ثبت و حسابداری فعالیتها و دسترسی به اموال و کنترل موجودیها وضع می شود از کنترلهای حسابداری است . تمام روشهایی که برای تعیین کارآیی دستگاه ها و کارکنان اتخاذ می شود ، مانند آمار مشتریان بالقوه ای که فروشندگان واحد تجاری با آنها تماس گرفته اند یا آمار تولید و نسبت فرآورده های معیوب به کل تولید ، از کنترلهای اداری است . اگر چه در تعریف ، کنترلهای حسابداری و کنترلهای اداری قابل تفکیک از یکدیگر است اما در عمل امکان دارد برخی از روشها و مدارک مربوط به کنترلهای حسابداری برای کنترلهای اداری نیز مورد استفاده قرار گیرد (سجادی1385، ، 17 )2.
1-4-10-2- تفکیک وظایف کارکنان
هدف:هیچ فردی نباید در موقعیتی قرارگیرد که قادر باشد ضمن انجام وظایف محوله ،اشتبا یا سوءجریان خاصی را مرتکب وآن را پنهان نگاه دارد.
کاربرد:وظایف کارکنان قسمتهای نام برده شده در زیر باید از یکدیگر تفکیک شود:
*ایجاد و توسعه سیستمهای کاربردی.
*بایگانی بر نامه ها وفایلهای اطلا عاتی.
*عملیات اجرایی
2-4-10-2- مجاز بودن عملیات
هدف: تمام عملیات باید طبق اجازه خاص یا کلی مدیریت انجام گیرد.
کاربرد: در مراکز خدمات کامپیوتری باید کنترلهایی وجود داشته باشد که فقط اطلاعات مربوطه به عملیات مجاز پذیرفته شود وتوسط برنامه های مورد تایید مدیريت ،پردازش گردد. کنترلهای مزبور شامل موارد زیر است:
*کنترلهای بررسی مجاز بودن فرد واردکننده اطلاعات.
*کنترلهای تطبیق اطلاعات وارده با موازین تعیین شده برای اطلاعات مجاز.
*کنترلهای مربوط به ایجاد ،آزمایش ،نگهداری و نگهداشت برنامه ها و مستندات سیستمهای کاربردی برای حصول اطمینان ازاین که تمام مراحل و پردازشها ،طبق روشهای مورد تایید مدیریت است (سجادی1385 ، 18 )1.
3-4-10-2- ثبت فعالیت ها
هدف: اطلاعات هر فعالیت باید کامل،صحیح،به موقع و با در نظر گرفتن کلیه شرایط لازم، به گونه ثبت شود که امکان تهیه صورت های مالی مناسب را فراهم آورد و مسئولیت حسابدهی دارییها را مشخص کند.
کاربرد: کنترل های کامپیوتری برای حصول اطمینان از ثبت و پردازش کامل، صحیح و به موقع و اطلاعات فایل ها عبارت است از :
کنترل های عمومی و کاربردی برای جلو گیری،کشف و اصلاح هر گونه اشتباه، و سوء جریان، فقدان یا تکراراطلاعات در مراحل در مراحل ثبت نام، تبدیل یا منگنه و وارد کردن اطلاعات به کامپیوتر برای پردازش.
ضوابط کنترل اعتبار اطلاعات ورودی، شناسایی اطلاعات اشتباه و عودت اطلاعات اشتباه.
کنترل های مربوط به تامین و استفاده از فایل های اطلاعات و برنامه های صحیح.
4-4-10-2 - دسترسی به داراییها
هدف: فقط افراد مجاز می توانند به داراییها دسترسی داشته باشند.
کاربرد: در مراکز خدمات کامپیوتری، کنترل های دسترسی به داراییها شامل موارد زیر است:
کنترل های دسترسی به منابع کامپیوتری شامل دستگاه ها،نرم افزار و فایل های اطلاعات و برنامه ها.
کنترل های دسترسی و استفاده از پایانه های کامپیوتری برای وارد کردن اطلاعات فعالیت ها و یا پردازش اطلاعات فعالیتها و یا پردازش اطلاعات مربوط به صورت های مالی یا اموال.
کنترل های مربوط به تهیه و صدور اسناد مالی مانند حواله انبار یا اجازه خروج کالا و غیره.
5-10-2 - شناخت کلی مرکز خدمات کامپیوتری و روشهای عملیاتی عمومی
این شناخت باید در مرحله مقدماتی حاصل شود مواردی که باید ثبت گردد عبارت است از:
سخت افزار و نرم افزار مورد استفاده
روشهای ایجاد و نگهداشت برنامه کامپیوتری.
ضوابط مستند سازی سیستمها و وضعیت مستندات سیستمهای موجود.
بایگانی و ضوابط نگهداری فایل های اطلاعاتی کامپیوتری (آريا150٬1377٬ ).
1-5-10-2تهیه و آزمایش برنامه های کامپیوتری برای هدف های حسابرسی
در مواردی که برای آزمونها از کامپیوتر صاحبکار استفاده می شود، برای حصول اطمینان از فایل قابل اجرا بودن برنامه های کامپیوتری حسابرس در مرکز کامپیوتر ، باید برنامه لازم قبل از پایان دوره،آماده وآزمایش شود. برنامه هایی که توسط حسابرسي ایجاد یا تحصیل می شود که باید قبل از موعد اجرای اصلی،روی کامپیوتر صاحبکار آزمایش شود. نگهداشت این برنامه مسئولیت حسابرس است در مواردی که کنترل های بایگانی برنامه های مشتری کافی است این برنامه ها را می توان در بایگانی صاحبکار بایگانی کرد. قابل اجرا بودن برنامه هابی آماده حسابرسی کامپیوتری باید روی کامپیوتر صاحبکار آزمایش شود آزمایش مزبور قبل از موعد اجرای برنامه های مذکور صورت پذیرد(همان منبع،151 ).
2-5-10-2 اخذ فایلهای اطلاعاتی مورد نیاز برای رسیدگی
در دسترس بودن فایلهای مورد به ضوابط و دوره نگهداری فایل مزبور در مرکز خدمات کامپیوتری بستگی دارد.
2-5-7-2- حفاظت مناسب از اسناد و مدارک و داراییها
هنگامی که مردم به نگهداری و حفاظت از داراییها می اندیشند، اغلب آنان حفاظت از وجوه نقد و دارییهای فیزیکی مانند موجودی کالا و تجهزات را تصور می کند اما در دنیای امروز،یکی از مهمترین داراییهای شرکت را از سرقت، خرابی و استفاده غیر مجاز استفاده می کند:
نظارت موثر و تفکیک صحیح و ظایف
حفاظت مناسب از ثبت دارییها و اطلاعات
محدود کردن دسترسی فیزیکی به دارییها، ماشین صندوق، گاو صندوق و قفسه های قفل دار دسترسی به وجوه نقد، اوراق بهادار و داراییهای کاغذی را محدود می کند. به عنوان نمونه، به دلیل ضعف کنترلهای مربوط به نگهداری چک ها بیش ازیک میلیون دلار را از شرکت پرینتی کرپ اختلاس شد (چکهای سفید در صندوق قفل نشده نگهداری می شد) این کار برای کارکنان بسیار ساده بود که چکی را بر داشته و به نام فروشنده جعلی تکمیل کردهو از دستگاه امضاء کننده چک(که در محل به صورت قفل نشده رها شده بود)عبور داده و سپس چک را نقد کنند.
حفاظت از ثبت ها و اسناد و مدارک کپسول های اطفال حریق، گنجه های بایگانی قفل دار و نگهداری فایل های پشیبان سیستم در خارج از سایت رایانه های شرکت ابزار های مناسبی برای محافظت از اسناد و مدارک هستند (آريا، 1377، 158)2.
کنترل محیط اطراف، تجهیزات رایانه ای مهم باید درزاتاقی با وسایل خنک کننده کافی و اطفای حریق مناسب نگهداری شود. این اتاق باید در یک مکان مناسب نگهداری شود این اتاق باید در یک مکان مرتفع قرار داشته و از استحکام لازم برخوردار باشد تا بتواند تجهزات رایانه را در مقابل سیل و زلزله محافظت کند (همان منبع ، 159)3.
بخش دوم ادبيات تحقيق برگرفته از دستورالعمل‌هاي موجود در صنعت نفت شده‌است.
11-2- سيستم جامع حسابداري صنعتي
1-11-2- مقدمه و تاريخچه
تقريباً هدف عمده راه‌اندازي هر مؤسسه توليدي در جهت دستيابي به سود براي صاحبان آن است. در يك تعريف ساده سود عبارتست از درآمدها منهاي هزينه‌ها، هر قدر هزينه‌ها بيشتر، سود كمتر و هر اندازه هزينه‌ها كمتر باشد رقم سود بالاتر خواهد بود.
بنابراين ترديدي نمي‌توان داشت كه در اين مورد، مديري موفق‌تر است كه بتواند از نزديك كنترل بر هزينه‌ها را اعمال نمايد. از طرفي متناسب با توسعه فعاليتها و گسترش مؤسسات، امكان اعمال كنترلها و مراقبتهاي شخصي و از نزديك مديران بر عمليات روزمره و هزينه‌ها كاسته ميشود، مضافاً با افزايش مشغله روزانه و درگيريهاي بيشتر مديران نياز به منابع اطلاعاتي قابل اتكاء كه بر اساس آنها بتوانند تصميمات درست و قابل قبول در راستاي اهداف مؤسسه اتخاذ نمايند بيشتر مي‌گردد.
عمده اطلاعات موردنياز مديران در اين زمينه مالي بوده و لازم است بر اساس روشها و تكنيكهاي خاص گردآوري، طبقه‌بندي و تجزيه و تحليل گردند و در اين رابطه، وظيفه حسابداري عبارتست از تأمين و تدارك ابزار و وسايلي است كه مديريت را در جهت برقراري كنترل بر هزينه تمام شده در مؤسسات توليدي ياري رساند. از جمله اين ابزار و وسايل داشتن يك سيستم پويا و منسجم حسابداري صنعتي مي‌باشدشكي نيست كه در هر سازماني سيستم حسابداري يكي از اصلي‌ترين سيستمهاي كمي اطلاعاتي است و چنين سيستمي بايد حداقل براي تأمين سه هدف عمده زير اطلاعاتي را ارائه نمايد.
تهيه گزارشهاي داخلي به مديران به منظور استفاده آنها در امر برنامه‌ريزي و كنترل عمليات روزمره.
تهيه گزارشهاي داخلي براي مديران به منظور گرفتن تصميمات در امور غير جاري و تنظيم خط مشي‌ها و برنامه‌هاي اصلي.
تهيه گزارشهاي خارجي براي سهامداران مؤسسه، دولت و ساير گروه‌هاي خارجي.
به مفهوم وسيع كلمه حسابداري صنعتي نيز داراي سه هدف عمده فوق ميباشد بطوريكه ميتوان ادعا نمود كه اين شاخه از حسابداري به مسئله جمع‌آوري و ارائه اطلاعات، به منظور اتخاذ انواع تصميماتي اطلاق ميشود كه دامنه‌شان از اداره انجام عمليات روزمره تا اتخاذ تصميمات استراتژيك غير جاري و تعيين خط مشي‌هاي سازمان ادامه مي‌يابد.
با توجه به آنچه گذشت اين نتيجه حاصل ميشود كه نياز به يك سيستم اطلاعاتي قوي مالي يكي از ابزارهاي اصلي پويايي و پيشرفت در سازمانهاي مختلف ميباشد و بر همين اساس در شركتي به بزرگي شركت ملي نفت ايران با سازماني مشتمل بر چندين مديريت، شركتهاي فرعي و سازمانهاي متنوع جنبي و با تشكيلاتي بالغ بر ده‌ها كارخانه توليدي بزرگ و كوچك منحصر بفرد، واحدهاي عملياتي، پشتيباني و خدماتي و محدوده فعاليتي به وسعت كشور پهناور ايران، اين نياز مدتها بصورت برجسته خودنمايي مينمود و با توجه به سياستهاي جديد دولت مبني بر كاهش هزينه‌ها و اهداف برنامه‌هاي توسعه سياسي، اقتصادي، اجتماعي جمهوري اسلامي ايران در جهت خودكفا نمودن واحدها بر مبناي بنگاههاي اقتصادي، افزايش راندمان و بعضاً سوددهي، اين نياز روز به روز بيشتر نمايان گرديد.
بر همين اساس بر مبناي مصوبات هيئت مديره محترم شركت ملي نفت ايران و با استفاده از كادر مجرب داخلي صنعت نفت، اقدام به ايجاد سيستم حسابداري صنعتي گرديده، كه گزارش تفصيلي آن در صفحات بعد ارائه گرديده‌است.
2-11-2- مشخصات كلي سيستم حسابداري صنعتي
مشخصات كلي سيستم حسابداري صنعتي به شرح زير ميباشد:
سيستم حسابداري صنعتي كاملاً پارامتريك بوده و تمامي واحدها به فراخور حال خود ميتوانند از اين سيستم استفاده نمايند.
سيستم حسابداري صنعتي بصورت كاملاً پيوسته طراحي گرديده است و استفادهكنندگان از سيستم كليه پارامترها و اطلاعات موردنياز خود را شخصاً (در محدوده مجوز هر كدام از استفادهكنندگان) و بدون واسطه از طريق ترمينالهاي كامپيوتري به سيستم معرفي مي نمايند.
تغيير پارامترهاي سيستم به هيچ وجه محدود نبوده و باعث تنافض در اطلاعات ثبت‌شده نمي‌گردد.
اطلاعات مربوط به عملكرد مالي هر ماه واحدها از سيستم مالي و هزينه استخراج و به صورت مكانيزه به سيستم حسابداري صنعتي تغذيه مي‌گردد، ضمناً اطلاعات موردنياز جهت اجراي سيستم در هر ماه از سه قسمت عمده به شرح زير تشكيل ميشود.
اطلاعات مالي كه از سيستم حسابداري صنعتي استخراج مي‌گردد.
اطلاعات مقداري كه در محل واحد عملياتي توسط استفادهكنندگان به سيستم تغذيه مي‌گردد.
اطلاعات موجود در بطن سيستم كه ساختار بنيادي و روابط را تعيين مي‌كند.
براي حفظ تعادل و اجراي صحيح ماهانه، در سيستم كاملا پيوسته شاخه‌اي جداگانه بنام كنترلهاي سيستم در نظر گرفته شده‌است كه استفاده از آن صحت اجراء را تأمين مينمايد.
مديريت حفاظت و كنترل دسترسي به اطلاعات كاملاً رعايت و قابل اعمال ميباشد.
سيستم حسابداري صنعتي همانند ساير سيستمهاي مكانيزه از دو قسمت عمده تشكيل گرديده است قسمت اول شامل برنامه‌هايي ميباشد كه جمع‌آوري، ويرايش و ثبت اطلاعات را در پرونده‌ها و پايگاههاي سيستم بعهده دارند و قسمت دوم آن شامل برنامه‌هايي ميباشد كه از پايگاههاي مختلف اطلاعات موردنياز كاربران را استخراج و با يكديگر تركيب و گزارشات درخواستي آنها را تهيه مينمايد.
3-11-2-زيرسيستم‌ها
سيستم حسابداري صنعتي از 10زيرسيستم فرعي بشرح جدول2-1تشكيل شده است.
جدول 1-2 زير سيستم هاي حسابداري صنعتي
رمــزشرح زيرسيستم001جداول و پارامترهاي سيستم002تعريف ارتباطات بروني واحدها003تعريف ارتباطات دروني واحدها004ثبت اطلاعات مقداري005گزارشهاي سيستم006كنترلهاي سيستم007حفاظت و دسترسي009گزارشهاي سالانه011گزارشات صورتهاي مالي012گزارشات صورتهاي مالي
در هر يك از زيرسيستم‌هاي فوق انجام فعاليت‌هايي برنامه‌ريزي گرديده‌است كه در صورت مجاز بودن كاربر به انجام آن فعاليت با انتخاب شماره رمز جدول مربوطه، زيرسيستم براي او قابل دسترسي بوده و ميتواند با ورود به سيستم نسبت به ايجاد، اصلاح و يا حذف رمزهايي در درون سيستم و يا تغذيه اطلاعات مقداري مربوط به عملكرد ماهيانه واحد اقدام نمايد.
4-11-2- جداول و پارامترها
شماره رمز و شرح واحدها/ شركتهاي موجود در سيستم حسابداري صنعتي در جدول پيوست شماره 1 موجود است.
5-11-2- جدول محصولات و توليدات
شماره و شرح كد محصولات/ توليدات موجود در سيستم حسابداري صنعتي را در جدول پيوست شماره 2 مشاهده كنيد.
6-11-2- تبديل شاخص اندازه‌گيري محصولات و توليدات
این جدول در جدول 2-2 نشان داده شده است
جدول 2-2 مباني سرشكن سازي محصولات
شماره كدشــــرحنوع واحد01تن بزرگLong tonsوزني02پوندPoundsوزني03تن كوچكShort tonsوزني04تن متريكMetric tonsوزني05كيلوگرمKilogramsوزني06گرمGramsوزني07اونسOuncesوزني08گندمOminsوزني11گالن آمريكاUS gallonsحجمي12اينچ مكعبCubic inchesحجمي13فوت مكعبCubic Footحجمي14گالن امپريالImperial gallonsحجمي15بشكه آمريكاUS barrelsحجمي16ليترLitersحجمي17متر مكعبCubic metersحجمي
7-11-2- جدول مباني سرشكن‌سازي
بر همين اساس پس از كارشناسي‌هاي بعمل آمده در اين زمينه و بررسي كليه فعاليتهاي واحدها/ زيرواحدها تعداد 53 مبنا بشرح زير شناسايي و به سيستم مكانيزه حسابداري صنعتي تغذيه گرديده‌است. اين مباني در پيوست شماره 3 قيد شده‌است.
8-11-2-ارتباطات بروني واحدها
با توجه به لزوم هماهنگي بين واحدهاي مختلف و متنوع صنعت نفت و اينكه مجموعه مقررات اداري/ مالي/ عملياتي/ پرسنلي وزارت نفت ايجاب مينمايد كه واحدهايي مشخص براي ارائه خدمات يكسان به تمامي واحدهاي وابسته به نفت ايجاد گردند. لذا واحدهاي مختلف در سطح صنعت نفت بطور انكارناپذيري بهم ارتباط داشته و بين آنها خدماتي رد و بدل مي‌گردد.فهرست فعاليتهاي زيرسيستم «ارتباطات بروني واحدها» بشرح جدول 3-2 ميباشد:
جدول 3-2 ارتباطات بروني واحد ها
رمـزشــــــرح فعاليت001تخصيص كد عملياتي به واحد اصلي002تخصيص كد شركت به واحد اصلي003تخصيص كد مركز هزينه به واحد اصلي006تعريف مباني سرشكن‌سازي هزينه براي واحد اصلي سرويس‌دهنده007تخصيص عناصر هزينه مجاز به واحد اصلي008تعريف جذب هزينه‌هاي مدت‌دار واحد اصلي009تخصيص هزينه واحد اصلي سرويس‌دهنده به سرويس‌گيرنده- روش مبنايي010تخصيص هزينه واحد اصلي سرويس‌دهنده به سرويس‌گيرنده- روش درصد014تعريف خوراك ورودي براي واحد اصلي015تعريف محصولات و توليدات براي واحد اصلي016تخصيص محصولات و توليدات به مشتريان يك واحد اصلي017تعريف مباني جذب هزينه‌هاي اجتماعي واحد اصلي
9-11-2-ارتباطات دروني واحدها
تمامي هزينه تخصيص‌يافته به واحد، اعم از هزينه انتقالي از سيستم مالي و يا هزينه تسهيم شده از واحدهاي بيروني در سيستم حسابداري صنعتي ابتدا در زيرواحدهاي مربوطه تست و سپس با استفاده از امكانات پيش‌بيني شده در اين زيرسيستم، هزينه زيرواحدهاي سرويس‌دهنده بصورت آبشاري و يكطرفه به زيرواحدهاي سرويس‌گيرنده تسهيم مي‌گردند.
فهرست فعاليتها
فهرست فعاليتهاي زيرسيستم «ارتباطات دروني واحدها» بشرح جدول 4-2 ميباشد:
جدول 4-2 فعاليت هاي دروني واحدها
رمـزشــــــرح فعاليت001ثبت زيرواحد در واحد اصلي002تخصيص كد مركز هزينه به زيرواحد 003تخصيص عنصر هزينه مجاز به زيرواحد004تعريف جذب هزينه‌هاي مدت‌دار زيرواحد006تعريف مباني سرشكن‌سازي هزينه زيرواحد سرويس‌دهنده007تخصيص هزينه زيرواحد سرويس‌دهنده به سرويس‌گيرنده- روش مبنا008تخصيص هزينه زيرواحد سرويس‌دهنده به سرويس‌گيرنده- روش درصد010تعريف مباني سرشكن‌سازي هزينه واحد اصلي به زيرواحد011تخصيص هزينه واحد اصلي سرويس‌دهنده به زيرواحدها- روش مبنا012تخصيص هزينه واحد اصلي سرويس‌دهنده به زيرواحدها- روش درصد
10-11-2-گزارشهاي سيستم حسابداري صنعتي
هدف نهايي هر سيستم مكانيزه، تهيه اطلاعات براي افراد مختلفي ميباشد كه به مقتضاي نياز خود به آن سيستم مراجعه مي‌نمايند. بديهي است كه اين اطلاعات در قالب گزارشات خاص تهيه و ارائه ميشوند. بهمين دليل است كه معمولاً گزارشات بعنوان پل ارتباطي بين استفادهكنندگان از سيستم مكانيزه با آن سيستم محسوب شده و از اهميت ويژه‌اي برخوردار ميباشند.
با عنايت به شرح فوق و با توجه به اينكه سيستم حسابداري صنعتي يك ابزار مديريتي ميباشد لذا در طراحي و تدوين آن، گزارشات گوناگوني جهت تهيه و ارائه اطلاعات به مديران رده‌هاي مختلف طراحي شده‌است.
در سيستم حسابداري صنعتي، جهت تهيه و ارائه گزارشات دو زيرسيستم مجزا پيش‌بيني شده‌است. در يكي از اين زيرسيستم‌ها، اطلاعات موردنياز مديران رده بالاي هرم سازماني وزارت نفت و در زيرسيستم دوم اطلاعات موردنياز مديران ساير رده‌ها ارائه مي‌گردد.
فهرست كلي فعاليتها
فهرست فعاليتهاي زيرسيستم «گزارشهاي سيستم» بشرح جدول5-2 مي باشد:
جدول 5-2 گزارشهاي سيستم حابداري صنعتي
رمـزشــــــرح فعاليت001محاسبه قيمت تمام‌شده محصولات/ توليدات واحد اصلي003محاسبه مقدار ضايعات واحدهاي اصلي005عناصر هزينه واحدهاي اصلي007عناصر هزينه زيرواحدها011گزارشهاي قيمت تمام‌شده- روش هزينه‌هاي مشترك012گزارشهاي قيمت تمام‌شده- روش هزينه‌هاي خاص999تعريف و تنظيم گزارشات
12-2- سيستم حسابداري تداركات و امور كالا
ايجاد و بهره‌برداري از سيستم مكانيزه پيوسته و يكنواخت تداركات و امور كالا ايجاب نمود كه روشهاي مالي كالا هم پابه‌پاي سيستم مذكور متحول و بروز رسانيده شود و طوري عمل نمايد كه هيچگونه مانع غيرموجهي سر راه اجراي سيستم پيوسته و يكنواخت تداركات و امور كالا بوجود نياورد.
1- محوريت سيستم حسابداري كالا
سيستم ايجاد شده با چند مورد استثناء بطور كلي حول محور انبار و كد سازماني كالا حركت مينمايد و هر موضوعي با توجه به انبار و رمز سازماني مربوطه عرضه و ارزيابي مي‌گردد. براي مثال سفارش مربوط به انبار، كالاي در راه انبار، موجودي انبار، نقل و انتقالات انبار و....
2- نوع حساب (دفتر معين) كالا
بمنظور تمركز تمامي حسابهاي مربوط به كالا در يك دفتر، از نوع حساب 95 استفاده شده‌است. حسابهاي مربوط به تداركات و امور كالا، از مرحله تأمين وجه، تهيه دستور خريد، حمل، دريافت، صدور و انتقال و ... همگي در حسابهاي 95 براي هر انبار (باستثناي چند مورد مربوط به خريد) مشخص شده‌است.
حساب نوع 95 برخلاف ساير انواع حسابها كه در دفاتر كل هر مديريت فقط داراي دو حساب كنترلي هستند، داراي حسابهاي كنترلي متعددي (متجاوز از 30 حساب) براي هر انبار ميباشد كه سرفصلهاي مجزاي مربوط به آن در حساب دفتر كل مربوطه ثبت و كنترل مي‌گردد.
3- پيوستگي سيستم
بررسي اسناد از بعد مالي و قبول يا رد آنها بطريق مكانيزه و در اولين مقطع ورود اطلاعات به سيستم صورت ميگيرد. براي مثال بهنگام تغذيه فرم برش انبار صحيح و باز بودن يك شماره حساب در سيستم مالي بررسي مي‌گردد و در صورت نبودن حساب در سيستم از حركت سند جلوگيري ميشود، طبعا كالائي هم از انبار خارج نخواهد شد.
4- ارتباط بين شركت مديريت
در صورت استفاده يك مديريت يا شركت از موجودي انبار يك مديريت يا شركت ديگر، سيستم مالي جديد قادر است همزمان با قبول و حركت اسناد كالا در سيستم تداركات و امور كالا، سند مالي اقدام انجام شده را در دفاتر مالي هر دو طرف معامله ثبت نموده و اقدام به ارسال اطلاعيه براي واحد دريافت‌كننده كالا بنمايد.
5- تداوم عمليات
سيستم حسابداري طوري طراحي گرديده كه پس از پذيرش اوليه يك سند، هيچ مورد و موضوعي نتواند از حركت اطلاعات در درون سيستم جلوگيري نمايد. براي مواردي كه سيستم نميتواند جواب سئوال خود را پيدا كند، راههاي گريزي پيش‌بيني گرديده و از حسابداري كالا خواسته شده كه با دريافت گزارش مربوط به اين موارد، خارج از سيستم اقدام به رفع عيب نمايد و بدين ترتيب سيستم هيچگاه مواجه با مورد پيش‌بيني نشده و موضوع لاينحل نخواهد شد.
6- نگهداري اطلاعات ناقص
هرگاه يك سند ورودي بدليل اشكال قابل پذيرش نباشد اطلاعات تا ميزان و تعدادي كه در سيستم تغذيه شده در يك پرونده اطلاعات بطور ناقص نگهداري مي‌گردد. پس از رفع عيب اطلاعات نگهداري شده فعال گرديده و بحركت خود ادامه ميدهند و بدين ترتيب نياز به دوباره كاري بطور كلي از بين رفته‌است.
7- تعديل موجودي و اسناد تعديل‌پذير
سيستم ميتواند بدون آنكه نياز به محاسبه و ايجاد سند تعديلي براي موجودي فعلي و اسناد تعديل‌پذير قبلي باشد صرفاً با دريافت اطلاعات اقدام به تعديل قيمت موجودي فعلي و اسناد تعديل‌پذير براي دوره مورد نظر را در دفاتر مالي به همه واحدهاي مربوطه را ايجاد و صادر نمايد.
8- تطبيق مكانيزه حسابها
در اين سيستم سعي بر اين گرديده كه با استفاده از پسوند مناسب و گرفتن گزارشات كمكي از سيستم كالا، حسابها را بطور مكانيزه تطبيق نموده و موارد عدم تطبيق بوسيله سيستم و بطور خودكار مشخص گردد و بدين ترتيب سعي و اهتمام حسابدار انبار صرفاً معطوف به رفع اشكال و نه يافتن اشكال شود.
9- رعايت مقررات دولت
نظر باينكه شركت موظف است در مواردي كه از وجوه عمومي استفاده مينمايد تابع قوانين و مقررات اعلام شده باشد، اين موارد در برنامه‌ها بميزان لازم ملحوظ شده و حسابها و گزارشات حسب نياز و به شكل مورد دلخواه تهيه مي گردد.
10- استفاده از چند نرخ
در حاليكه موجودي انبارها با نرخ ميانگين قيمت‌گذاري ميشوند و در حالت عادي در صدور و انتقال كالا از نرخ ميانگين استفاده ميشود، معهذا استفاده از قيمت ثابت نيز پيش‌بيني گرديده و سيستم ميتواند در حالتي كه موجودي يك انبار را با نرخ ميانگين متأثر مينمايد، دريافت‌كننده را با قيمت ثابت بدهكار / بستانكار نموده و مابه‌التفاوت را در حسابهاي از قبل تعيين شده ثبت نمايد.
11- موازنه ويرايش
موازنه و ويرايش اطلاعات و اسناد مالي بطريق پيوسته و بهنگام قبول سند و داده صورت ميگيرد. اين موضوع كمك مينمايد كه سندي كه از نظر مالي داراي اشكال باشد جزء اسناد پذيرفته شده به سيستم مالي تغذيه نگردد و در نتيجه گزارش اغلاط به حداقل خود برسد. اغلاطي كه انتظار مي‌رود در سيستم ديده شود هيچكدام نميتواند مربوط به اسناد ورودي ماه باشد و عمدتاً مربوط به تعديلات ماهها و سالهاي قبل خواهد بود كه بهنگام تعديل حساب يا اطلاع موردنظر فعال نبوده و يا اعتباري در جهت ثبت هزينه وجود نداشته‌باشد.
سيستم پيوسته تداركات و امور كالا، همه ماهه با استفاده از اطلاعات سيستم مالي و سيستمهاي جانبي پرونده اصلي شماره حساب و پارامترهاي خود را بروزرساني مينمايد و بدين ترتيب مانع از آن مي‌گردد كه يك حركت فيزيكي كالا قبل از تأييد اطلاعاتي آن صورت پذيرد. نظر بر اين است كه سيستمهاي مربوط به دفتر اصلي شماره حسابها و تمامي پارامترها از حال ناپيوسته فعلي به حالت پيوسته تبديل شده و اطلاعات بمحض ورود به سيستم بروزرساني گرديده و در اختيار همه واحدها و برنامه‌ها و سيستمها قرار بگيرد بطوريكه براي دسترسي به آنها نياز به پرونده جداگانه نباشد.
12- تأثير زمان در تكوين حركت فيزيكي كالا
سيستم با قبول تأثير زمان در ثبت يك سند در يك واحد، بطور مكانيزه تا اعلام وصول و دريافت از طرف مقابل، از حسابهاي مكانيزه بين راهي استفاده كرده و پس از تأييد مراتب، بمقدار تأييد شده سند نهائي و اختلاف احتمالي را گزارش مينمايد.
كسري بيشتر از حد نصاب ناشي از شمارش انبار
چنانچه وجود كسري محرز گردد و هيچگونه شك و شبه‌اي در آن نباشد، سيستم با دريافت دستور بطور مكانيزه اقدام به تعديل موجودي و ثبت مقدار كسري در يك حساب معلق خواهد نمود. حساب معلق پس از كسب مجوز، حسب دستور دريافت شده تسويه خواهد شد و بدين ترتيب موجودي مذكور در گزارشات و حسابهاي كالا با موجودي فيزيكي برابر خواهد بود.
1-12-2- مراحل اجرائي تأمين كالاي مورد نياز
بخش اول: تقاضاي خريد
بخش دوم: سفارش خريد
بخش سوم: رسيد كالا به انبار
بخش چهارم: نقل و انتقالات كالا
1-1-12-2- تقاضاي خريد كالا
مقدمه
با توجه به گستردگي و تنوع كالاهاي موردنياز واحدهاي صنعت نفت، از سيستم مكانيزه كالا جهت كنترل عمليات تدارك كالا (تقاضاي سفارش – رسيد صدور كالا از انبار و غيره) استفاده مي‌گردد.
تعاريف
تقاضاي خريد كالا فرمي است كه متقاضي هنگام نياز به كالا ميبايستي آنرا تهيه و تنظيم نموده و پس از تأمين بودجه و اخذ امضاءهاي مجاز جهت انجام مراحل خريد به شركت كالاي موردنظر ارسال دارد.
انواع تقاضاي خريد
الف- تقاضاي خريد كالاي مستمر انبارها:
اين نوع تقاضا جهت تأمين كالاي مستمر (قابل تأمين از داخل/ خارج) با استفاده از برگهاي اطلاعيه توصيه سفارشات بر روي فرم تقاضاي خريد كالاي مستمر و در صورت نياز برگ الحاقي تقاضاي خريد كالاي مستمر تهيه مي‌گردد.
اقلامي كه براي اولين بار توسط واحد سفارشات و كنترل موجودي انبار متقاضي درخواست ميشوند نيز بر روي فرمهاي مذكور درج مي‌گردند. اين نوع تقاضاها برحسب اولويت زماني «نياز به كالا» ميتواند رمز فوريتهاي مختلفي را جهت انجام مراحل خريد بخود اختصاص دهد مشخص ميشوند.
ساختار شماره تقاضا: شماره تقاضا (باستثناي تقاضاي كالاي پروژه) از چپ براست بترتيب از سه قسمت تشكيل مي‌گردد:
قسمت اول نشانه تقاضا ميباشد كه از سه حرف لاتين بشرح زير تشكيل گرديده و مشخص كننده نشانه انبار متقاضي است.
حرف مشخصه مديريت شركت يا سازمان مربوطه*
حرف مشخصه اداره متقاضي كالا *
حرف مشخصه نوع كالاي مورد درخواست*
قسمت دوم، علامت خط فاصله (-) ميباشد كه بعد از نشانه تقاضا درج مي‌گردد.
قسمت سوم، شماره سريال تقاضا ميباشد كه شامل يك عدد 5 رقمي است كه از سمت چپ براست رقم اول مربوط به آخرين رقم سال هجري شمسي و نشانگر سال تنظيم تقاضا ميباشد و چهار رقم بعدي شماره سريالي است كه هر انبار ميتواند در آغاز هر سال بترتيب جهت تقاضاهاي صادره خود اختصاص دهد.
عملكرد سيستمي تقاضا
يك نسخه از تقاضاهاي صادره توسط متقاضي (همراه برگ كنترل دسته اسناد) به واحد خدمات مكانيزه، طرحها و روشها ارسال مي‌گردد. مسئولين كنترل انبارها در واحد مذكور پس از كنترلهاي لازم و رفع اشكالات احتمالي تقاضاها را جهت تغذيه به كامپيوتر به واحد خدمات كامپيوتر و اطلاعات مديريت شركت ملي نفت ايران ارسال مي‌دارند. تقاضاها پس از تغذيه به سيستم بصورت گزارشات ذيل دسته‌بندي ميشوند:
تقاضا بر حسب شماره طبقه‌بندي كالا در اين گزارش اقلام بين راهي و ارزش آنها برحسب شماره طبقه‌بندي و جمع آنها در پايان هر گروه و جمع كل اقلام و ارزش آنها برحسب شماره طبقه‌بندي و جمع آنها در پايان هر گروه و جمع كل اقلام و ارزش در پايان هر گزارش درج مي‌گردد.
تقاضا برحسب شماره تقاضا در اين گزارش اقلام بين راهي و ارزش آنها بر حسب شماره تقاضا و جمع در پايان هر تقاضا و جمع كل اقلام و ارزش در پايان هر گزارش درج مي‌گردد.
اطلاعاتي كه در گزارشات فوق‌الذكر منعكس ميشوند بدون هيچگونه تغيير تا زمان رسيد كالا باقي مي‌مانند. پس از دريافت كالا و تغذيه سند رسيد توسط انبار و حسابداري انبارها به كامپيوتر، مقدار دريافت شده عيناً از مقدار بين راهي كسر مي‌گردد. (زمانيكه تمام كالاي درخواست شده تحت هر قلم دريافت گردد اطلاعات مربوط به آن قلم از گزارشات بين راهي حذف مي‌گردد بديهي است جهت صدور تقاضا براي هر قلم كالاي جديد ميبايستي توسط سند تقاضا ايجاد سابقه نمود.
ب- تقاضاي خريد كالاي پروژه و مستقيم:
قبل از تنظيم تقاضاي خريد كالاي پروژه بايد مشخصات پروژه موردنظر در سيستم ثبت شده‌باشد. اداره مهندسي واحد مربوطه پس از ابلاغ بودجه مصوب اقدام به تهيه و تنظيم فرم ايجاد شرح پروژه نموده و متعاقب اخذ امضاهاي مجاز آنرا جهت تغذيه به واحد خدمات مكانيزه كالا طرحها و روشها ارسال مي‌دارد.
2 -1-12-2- سفارش خريد داخلي/ خارجي
پس از دريافت سند تقاضاي خريد، اقدامات لازم جهت بررسي تقاضا و تعيين فروشندگان انجام و با ارسال فرم استعلام بها به آنها و دريافت و بررسي پيشنهادات واصله فروشنده طرف معامله انتخاب مي‌گردد. بمنظور عقد قرارداد رسمي با فروشنده و انجام قطعي معامله سند سفارش خريد توسط دايره خريد تنظيم و نسخه اصل و يك كپي از آن جهت فروشنده ارسال مي‌گردد و فروشنده نسخه دوم فرم سفارش را تأييد و به دايره خريد عودت ميدهد.
نظر باينكه واحد سفارشات انبار پس از تنظيم تقاضاي خريد آنرا به سيستم تغذيه نموده‌است و اطلاعات مندرج در فرم مذكور در پايگاه بين راهي ثبت شده و واحد مذكور ميتواند مراحل عمليات خريد را از طريق سيستم پيگيري نمايد لذا اطلاعات مندرج در فرم سفارش خريد نيز بايستي به سيستم تغذيه و اطلاعات را بروز برساند. اين سند حاوي اطلاعاتي مانند اطلاعات سند تقاضا ميباشد.
سند سفارش داخلي و خارجي دقيقاً مشابه يكديگر مي باشند كه به منظور تفكيك آنها از يكديگر دو نوع سند متفاوت به آنها اختصاص داده شده‌است.
3-1-12-2- رسيد كالا به انبار
زماني كه كالاي سفارش شده از داخل يا خارج از كشور به انبار متقاضي كالا تحويل شود انباردار جهت اضافه نمودن كالاي دريافت‌شده به موجودي انبار سند رسيد كالا را تنظيم و به سيستم تغذيه مينمايد.
اسناد رسيد كالا عبارتند از:
- اسناد رسيد كالاي داخلي
- اسناد برگشت رسيد كالاي داخلي
- اسناد رسيد كالاي خارجيي
- اسناد برگشت رسيد كالاي خارجي
- اسناد رسيد كالاي محلي
- اسناد برگشت رسيد كالاي محلي
4-1-12-2- نقل و انتقالات كالا
نقل و انتقالات كالا به يكي از چهار صورت زير امكان‌پذير است:
نقل و انتقال كالا از يك شماره طبقه‌بندي به شماره طبقه‌بندي / طبقه‌بنديهاي ديگر و بالعكس در يك انبار و يك رمز سازماني
نقل و انتقال كالا بين دو رمز سازماني در يك انبار
نقل و انتقال كالا بين انبار اصلي و فرعي
نقل و انتقال كالا بين انبارهاي اصلي يا انبارهاي فرعي در انبار اصلي در يك مديريت/ شركت يا دو مديريت/ شركت
نقل و انتقال كالا در داخل انبار
با توجه به تخصيص شماره طبقه‌بندي كالا به هر يك از اقلام كالاي مستمر، چنانچه مشاهده شود به كالائي بيش از يك شماره طبقه‌بندي اختصاص داده شده و يا لازم شود يك شماره طبقه‌بندي به چند شماره طبقه بندي يا چند شماره طبقه‌بندي به يك شماره طبقه‌بندي تبديل شود، بايد روشي اتخاذ گردد تا اينگونه تغييرات بصورتي هماهنگ در تمامي انبارهاي تحت پوشش سيستم اعمال گردند و از دوگانگي جلوگيري بعمل آيد.
انتقال كالا بين دو رمز سازماني
زماني كه مسئول پروژه يا رمز سازماني خاصي در يك انبار، در مورد يك يا چند قلم كالا كمبود مشاهده نمايد ميتواند كسري مزبور را از طريق رمز سازماني ديگري در همان انبار تأمين نمايد براي اين منظور پس از اخذ تأييد از واحد سفارشات از طريق سند انتقال كالا بين دو رمز سازماني صدور كالا از يك رمز سازماني به رمز سازماني ديگر صورت مي‌پذيرد و سند انتقال كالا بين دو رمز سازماني نيز جهت رمز سازماني گيرنده كالا بمنظور ثبت دريافت كالا به سيستم تغذيه مي‌گردد.
نقل و انتقال كالا بين انبار اصلي و انبار فرعي
بدليل وسعت و گستردگي عمليات، هر انبار اصلي ميتواند داراي يك يا چند انبار فرعي بوده و با استفاده از اسناد رسيد كالا كليه احتياجات انبارهاي فرعي تابعه خود را بموقع تأمين نمايد.
نقل و انتقال كالا بين دو انبار اصلي
با توجه به ضرورياتي كه ذيلاً شرح داده ميشود امكان دارد در مواردي يك انبار اصلي از انبار اصلي ديگري درخواست كالا بنمايد. در اين حالت انبار فرستنده كالا با صدور سند انتقال كالا بين دو انبار اصلي- ارسال و بر حسب مورد همراه بارنامه حمل مبادرت به انتقال فيزيكي كالا به انبار گيرنده مينمايد. انبار گيرنده پس از دريافت كالا با صدور سند انتقال بين دو انبار اصلي- دريافت وصول كالا را تأييد مينمايد. مواردي كه ايجاب مينمايد انبارهاي فرستنده و گيرنده مبادرت به نقل و انتقال كالا نمايند بشرح زير است:
كالاي موردنظر قبلاً سابقه مصرف در انبار گيرنده نداشته و لزوم آن در انبار مزبور ضروري گردد و تأخير در تأمين آن از طريق صدور تقاضا باعث ايجاد ضرر و زيان به تأسيسات شركت گردد.
موجودي كالاي موردنظر در جهت پاسخگويي به نيازمنديهاي ضروري در دوران پوششي كافي نباشد.
هنگامي كه مقدار كالاي موردنظر در انبار فرستنده مازاد بر مصرف دوره پوششي بوده و از طرف ديگر موردنياز انبار گيرنده باشد.
2-12-2- تعيين قيمت كالا
قيمت‌گذاري كالا در سيستم پيوسته و يكنواخت تداركات و امور كالا حائز اهميت بسزايي بوده و اولين قدم در جهت ثبت عمليات مالي محسوب مي‌گردد. نحوه قيمت‌گذاري كالا به تفكيك اسناد ورودي مربوطه در صفحات بعد به تفصيل درج گرديده‌است.
3-12-2- تعديل موجودي كالا
سند تعديل موجودي كالا در موارد زير استفاده ميشود:
1- صدور اقلام خارج از رده و مازاد بر نياز
اقلاميكه توسط واحد سفارشات مازاد بر نياز شناخته شده‌اند، پس از احراز عدم نياز به آنها در سطح صنعت به انبار مازاد منتقل شده و به اشخاص ثالث فروخته ميشوند. جهت صدور آنها از انبار مازاد براي فروش از سند تعديل موجودي (كاهش) استفاده ميشود.
2- صدور ضايعات از انبار
اقلامي از كالا كه بعلت فرسودگي/ فساد/ شكستن/ منهدم شدن در اثر مرور زمان و يا حوادثي از قبيل آتش‌سوزي و مانند آن ديگر قابل استفاده نمي‌باشند توسط آناليست سفارشات براي آنها فرم از رده خارج كردن كالا تهيه و پس از طي مراحل اداري با تنظيم سند تعديل موجودي از انبار خارج و از موجودي انبار كسر مي‌گردد.
3- تعديل ارزش موجودي بدليل استهلاك و غيره
در مواردي كه حسابداري انبار با اخذ مجوز از مسئولين ذيربط بخواهد نرخ و قيمت قلم خاصي را در انبار كه داراي موجودي (ارزشي و مقداري) ميباشد بدون تغيير دادن مقدار آن تعديل نمايد و يا بدليل استهلاك‌پذيري كالا بخواهد ارزش آنرا كاهش دهد با تنظيم سند تعديل و استفاده از رمز تعديل مناسب اين امر را انجام ميدهد.
در صورت مثبت‌بودن مقدار موجودي، نرخ كالا ميتواند تا ميزان يك ريال كاهش يابد.
4- تعديل مقدار موجودي
در صورت مغايرت بين مقدار موجودي در سيستم با مقدار فيزيكي موجود در انبار، موارد مغايرت بررسي شده و در صورتيكه مغايرت ناشي از اشتباه در تنظيم اسناد دريافتي انبار مثل اسناد رسيد كالا و انتقالات باشد كه ديگر در پايگاه بين راهي سيستم داراي سابقه نمي‌باشند و يا اشتباه در واحد صدور و يا ضريب تبديل اسناد طبقه‌بندي باشد واحد سفارشات ميتواند با كسب مجوز و بر حسب ضورت نسبت به اصلاح موجودي با سند مذكور اقدام نمايد.
5- به موجودي گرفتن اقلام اسقاطي
اقلام فرسوده، شكسته، منهدم‌شده، برگشت‌شده از عمليات يا كارگاه تعميراتي و يا مازاد كارگاههاي توليدي كه بدليل غيرقابل استفاده بودن به انبار كالاي اسقاطي منتقل ميشوند پس از شناسايي و شماره‌گذاري با سند مربوطه با نرخ يك ريال براي هر واحد كالا به موجودي انبار مذكور اضافه ميشوند.
6- در مورد اقلام خارج از رده و ضايعات كه اشتباهاً از موجودي انبار خارج شده‌اند و يا در تنظيم سند تعديل موجودي در مقدار ارزش كالا اشتباهي رخ داده باشد كه نياز به انجام اصلاحات داشته باشد جهت انجام اصلاحات از اسناد مزبور استفاده ميشود.ارزش قلم ميتواند عدد مثبت، صفر باشد.
رمز تعديل نشانگر علت خروج كالا از انبار تعديل موجودي يا نوع كالاي به موجودي اضافه شده ميباشد. رمزهاي مزبور عبارتند از:
ضايعات ناشي از فساد و تباهي
شكسته‌شدن كالا در انبار
انهدام كالا در اثر آتش‌سوزي
اقلام خارج از رده و مازاد بر نياز
اقلام اسقاطي
اموال از كار افتاده
13-2- سيستم يكنواخت محاسبات كاركنان
1-13-2- استخدام، انتقال و اخراج كاركنان
الف- استخدام
هر كارمند تحت شرايط خاصي استخدام مي‌گردد، به منظور ثبت مشخصات پرسنلي كارمند جديدالاستخدام يا استخدام مجدد كوشش گرديده كه اطلاعات پرسنلي و مبناي محاسبات حقوق و مزاياي مربوطه از طريق برگ اقدامات پرسنلي به سيستم مكانيزه حقوق تغذيه گردد.
ب- انتقال
اطلاعات مربوط به كارمندان انتقالي از واحدي به واحد ديگر از طريق برگ اقدامات پرسنلي و تغذيه به سيستم مكانيزه حقوق انجام مي‌پذيرد..اين مكانيزم در نمودار 2-2 نشان داده شده است
2-13-2- نمودار عملكرد سيستم حقوق
اطلاعات ورودينمودار عملكردامور اداري برگ اقدامات پرسنلي تهيه مينمايد.امور اداري برگ اقدامات پرسنلي به حسابداري حقوق ارسال مي‌دارد.حسابداري حقوق پس از وصول برگ اقدامات پرسنلي تكميل شده اقدامات زير را انجام ميدهد.الف- كنترل و بررسي امضاءهاي مجازب- بررسي اطلاعات مندرج در برگ اقدامات پرسنليج- كنترل و بررسي شماره رمزهاي مورد استفادهد- ارسال برگ اقدامات پرسنلي به خدمات ماشيني جهت انجام محاسبات لازم.4- عمليات سيستم:الف- سيستم بر حسب رمز اقدام و نوع استخدام محاسبات و تعديلات لازم را انجام ميدهد.ب- بروز درآوردن اطلاعاتج- تهيه گزارشات موردنياز حسابداري حقوق
اطلاعات وروديمراحل انجام عملياتاطلاعات خروجيامور اداري/ واحدهاي مربوطه نسبت به تهيه و تكميل برگهاي اطلاعات ورودي و تغذيه آن به سيستم از طريق حسابداري حقوق اقدام مي‌نمايند.حسابداري حقوق: بررسي و كنترل امضاءهاي مجاز و همچنين مندرجات برگهاي اطلاعات وروديسيستم: انجام محاسبات و عمليات لازم و تهيه گزارشات موردنياز.
نمودار 1-2 (سيستم عملكرد حقوق)
3-13-2- كسورات كارمندان
1- كسور عمومي
كسور عمومي به آندسته از كسور اتلاق مي‌گردد كه طبق قوانين و مقررات استخدامي شركت نفت مجاز خواهد بود از حقوق كارمند بطور مستمر كسر نمايد. لذا بر همين اساس از قبل در سيستم مكانيزه برنامه‌ريزي لازم انجام پذيرفته و نياز به تهيه فرم اطلاعات ورودي كسور به سيستم مكانيزه نخواهد بود.
ماليات بر درآمد
حق بيمهسهم كارمند
حق بيمهسهم كارفرما
بازنشستگيسهم كارمند
بازنشستگيسهم كارفرما
پس‌اندازسهم كارمند
پس‌اندازسهم كارفرما
2- كسوري كه بوسيله اطلاعات ورودي كسور به سيستم مكانيزه اطلاع داده ميشود.
بطور كلي برداشت از حقوق كارمندان از طريق اطلاعات ورودي كسور بشرح زير انجام مي‌پذيرد.
الف- كسور ثابت
به آندسته از كسور ثابت اتلاق مي‌گردد كه اطلاعات برداشت از تاريخ شروع به سيستم مكانيزه حقوق تغذيه مي‌گردد و سيستم ماهانه بطور خودكار از حقوق كارمند كسر مينمايد. براي قطع چنين كسوري لازم است مجدداً توسط اطلاعات ورودي و تاريخ اجراء به سيستم مكانيزه حقوق اطلاع داده شود.
ب- كسور متغير
به آندسته از كسور متغير اتلاق مي‌گردد كه اطلاعات ورودي فقط براي يكبار جهت كسر از حقوق كارمند به سيستم مكانيزه حقوق تغذيه مي‌گردد.
4-13-2- وام كاركنان
كليه وامها از طريق امور وام و وجوه بازنشستگي و پس‌انداز كنترل و پرداخت ميشوند ولي در حدود اختيار مدير واحد/ مدير امور مالي/ اداري اقلامي از بدهي‌هاي اتفاقي كارمند با توجه به مقررات حدود اختيارات بصورت وام به كارمند پرداخت و تقسيط مي‌گردد.
بنابراين وام‌هاي پرداختي به كارمندان به دو گروه تقسيم مي‌گردد.
الف- وام‌هائي كه پس از تصويب امور صندوقهاي بازنشستگي و پس‌انداز و رفاه كاركنان پرداخت ميشود مانند:
وام مسكن
وام تعمير مسكن
وام ازدواج
وام پس‌انداز
وام اضطراري
وام اتكائي
ب- وام ناشي از بدهي‌اي اتفاقي كه در چارچوب مجموعه مقررات پرسنلي و حدود اختيارات مدير/ مدير امور مالي/ اداري هر واحد قابل پرداخت يا تقسيط ميباشد.
مانند:
وام مددكاري
وام درماني
وام محلي
بدهي اجرائيات
براي وامها در سيستم مكانيزه حقوق بگونه‌اي برنامه‌ريزي گرديده كه ضمن كسر اقساط ماهيانه تاريخچه وام را نيز تكميل و در هر مرحله گزارشات لازم براي واحدهاي ذيربط مهيا نمايد.
5-13-2- شرح گزارشات خروجي
گزارشات كامپيوتري كه در ارتباط با خالص حقوق همه ماهه تهيه مي‌گردند بشرح زير ميباشند:
رديفشرح گزارششماره گزارشالفصورت پرداختها و كسور2بخلاصه پرداختها و كسور برحسب ناحيه3جخلاصه پرداختها به شعب بانك4دخلاصه پرداختها به بانك5هـگزارش صورت بانكي6وصورت بدهكاران بانكي و بدهكار كارمندان غيرفعال7زخلاصه عمليات حقوق8حصورت اصلي حقوق كارمندان9طصورتحساب حقوق كارمندان11يصورت كسور بازنشستگي و پس‌انداز12كسورت ماليات بر درآمد حقوق16لصورت حق بيمه تأمين اجتماعي19
گزارشات فوق‌الذكر جزء گزارشات اصلي و عمومي حسابداري حقوق بوده و حسابداري حقوق با استفاده از گزارشات مزبور ميتوانند نسبت به اعمال كنترلهاي لازم اقدام نمايند. براي شرح هر يك از گزارشات فوق‌الذكر به صفحات بعد مراجعه شود.
شرح گزارشات
الف- صورت پرداختها/ كسور (گزارش شماره2)
اين گزارش به تفكيك شماره رمزهاي مختلف و برحسب شماره كارمندي تهيه مي‌گردد. براي هر شماره رمز يك صفحه درنظر گرفته شده. گزارش در 3 نسخه تهيه مي‌گردد كه بيشتر مورد استفاده حسابداريهاي حقوق قرار ميگيرد.
در اين گزارش مبالغ بدهكار يا بستانكار برحسب ثابت و يا متغير بودنشان در مقابل هر شماره كارمندي نشان داده ميشوند.
اين گزارش متشكل از:
عنوان گزارش
متن گزارش:
شماره كارمندي
مبلغ ثابت بدهكار/ بستانكار
جمع هر كدام از ستونها
جمع ستونهاي ريالي گزارش
جمع بستانكار ثابت
جمع بستانكار متغير
جمع بدهكار متغير
جمع بدهكار ثابت
جمع كل
ب- صورت خلاصه پرداختي و كسور برحسب ناحيه (گزارش شماره 3)
گزارش مزبور در پايان هر ماه در 3 نسخه جهت استفاده و مراجعات حسابداريهاي حقوق بصورت خودكار توسط كامپيوتر تهيه مي‌گردد.
هدف از تهيه گزارش فوق تأمين اطلاعات آمار موردنياز حسابداريهاي حقوق به تفكيك هر منطقه ميباشد.
اين گزارش متشكل از:
عنوان گزارش
متن گزارش:
ناحيه
تعداد كارمند در هر ماه
حقوق پايه و
مزاياي مستمر
مزاياي غير مستمر
ماليات
كرايه منزل
هزينه برق
هزينه گاز
خالص حقوق
جمع ستون مبالغ
ج- خلاصه گزارش پرداختي حقوق كارمندان به بانكهاي مختلف (گزارش شماره4)
گزارش مورد اشاره بالا گزارش ديگري است از بخش خالص حقوق كارمندان كه بطور خودكار و در پايان هر ماه توسط كامپيوتر در 3 نسخه تهيه و در اختيار حسابداريهاي حقوق قرار ميگيرد.
هدف از تهيه اين گزارش آگاهي از جمع مبالغ قابل پرداخت بابت مانده خالص حقوق كارمندان به هر يك از انواع بانكها ميباشد.
بطور مثال:
1- بانك صادرات×××××
2- بانك ملي×××××
3- بانك تجارت×××××
4- بانك سپه×××××
5- بانك رفاه كارگران×××××
6- بانك استان×××××
7- پرداختهاي نقدي××××××
8- مانده بدهكاران:
مانده بدهكاران بانكي(××××)
مانده بدهكاران نقد(××××)
د- صورت خلاصه پرداخت حقوق كارمندان به بانك (گزارش شماره 5)
اين گزارش در پايان هر ماه و بر اساس صورتهاي بانكي كارمندان و بطور خودكار از طريق كامپيوتر در سيستم حقوق تهيه مي‌گردد.
گزارش مزبور باين منظور تهيه مي‌گردد تا بر اساس آن به هر يك از شعبات مركزي بانكها در هر يك از مناطق اطلاع داده شود كه به هر يك از شعبات تابعه آنها مبلغي بابت حقوق كارمندان قابل پرداخت خواهد بود.
همچنين گزارشهاي فوق ميتواند مورد استفاده و مراجعات بعدي حسابداريهاي حقوق قرار گيرد.
گزارش مزبور متشكل است از:
عنوان گزارش
متن گزارش:
شعبه
شرح شعبه بانك
مانده به ريال
جمع ستون مبلغ
هـ- صورت بانكي كارمندان (گزارش شماره 6)
اين گزارش نيز بطور خودكار و در 3 نسخه از طريق كامپيوتر از طريق كامپيوتر در سيستم حقوق كارمندان تهيه مي‌گردد. هدف از اين گزارش تهيه صورتي است از مانده بستانكاري صورتحساب كارمندان كه بحسابهاي بانكي مربوطه واريز مي‌گردد اطلاعات اين گزارش عبارتست از:
عنوان گزارش
شماره گزارش
تاريخ- ماه و سال
نام شعبه بانكي كه اين گزارش برايش تهيه شده‌است.
نام شركت/ واحد كارفرماي كارمند
شماره شناسائي هر كارمند
نام خانوادگي و نام كارمند
شماره حساب بانكي كارمند
مبلغ واريز شده بحساب بانكي هر كارمند
10- جمع وجوه واريز شده بحساب كارمندان
اين گزارش براي هر يك از شعب بانكها بطور جداگانه و بر اساس حسابجاري و يا حساب پس‌انداز كارمندان تهيه مي‌گردد. بعبارت ديگر ليست بانكي هر يك از شعب بانكها فقط براي آن شعبه ارسال ميشود. استفادهكنندگان از گزارش مورد ذكر عبارتند از:
حسابداري حقوق واحدها
شعب بانكهاي مربوطه
و- صورت بدهكاران (گزارش شماره 7)
در پايان هر ماه گزارشي تحت عنوان صورت بدهكاران بانكي كارمندان توسط سيستم حقوق بطور خودكار تهيه و در اختيار واحدهاي حسابداري حقوق قرار داده ميشود. هدف از تهيه اين گزارش در اختيار داشتن صورت كارمنداني است كه مانده خالص حقوق آنها در پايان ماه مربوطه منفي بوده (مانده بدهكار) داراي شماره حساب بانكي يا فاقد شماره بانكي ميباشد.
گزارش مزبور از قسمتهاي زير تشكيل شده‌است:
عنوان گزارش
شماره شناسائي
نام و نام خانوادگي
شماره حساب بانكي
مبلغ به ريال
ز- صورت خلاصه عمليات حقوق (گزارش شماره 8)
در پايان هر ماه گزارشي از خلاصه آمار و كليه اقلام عملياتي حقوق كارمند در طول ماه مربوطه بطور خودكار توسط سيستم حقوق كارمندان در 3 نسخه تهيه و در اختيار حسابداريهاي حقوق قرار ميگيرد.
گزارش مزبور از 6 ستنو تشكيل شده‌است:
شماره رمز پرداخت/ كسور
شرح شماره رمز پرداخت/ كسور
شماره حساب
ستون مبلغ كه متشكل از دو ستون بدهكار و بستانكار ميباشد
مانده وام بريال
ح- گزارش صورت اصلي حقوق كارمندان (گزارش شماره9)
اين گزارش در 3 نسخه و در پايان هر ماه توسط كامپيوتر تهيه و در اختيار حسابداريهاي حقوق كارمندان قرار ميگيرد. منظور اصلي از تهيه اين گزارش ارائه اطلاعات موردنياز حسابداري حقوق از جزئيات كليه اقلام بدهكاري/ بستانكاري كارمند ميباشد.
اطلاعات مندرج در اين گزارش نظير اطلاعات مندرج در صورتحساب حقوق ميباشد.
عنوان اين گزارش شامل:
شماره شناسائي
نام و نام خانوادگي
ناحيه
بانك
نوع استخدام ............... حساب بانكي
متن گزارش:
شماره رمز پ/ك
مأخذ
مبلغ
خالص حقوق
14-2 سيستم جامع بودجه صنعت نفت
1-14-2 روش تنظيم بودجه و كنترل هزينه‌هاي سرمايه‌اي
با توجه به سهمي كه براي وزارت نفت/ شركت ملي نفت ايران در برنامه‌هاي اقتصادي پنجساله دولت جمهوري اسلامي ايران تعيين مي‌گردد اين شركت هر ساله برنامه پنجساله طرحهاي عمراني خود را بروز درآورده و با كمك دستگاههاي ذيربط باجراء درمي‌آورد. واحدهائي كه داراي اداره برنامه‌ريزي طرحها و پروژه‌ها ميباشند مسئوليت هماهنگي و تهيه كتابچه‌هاي حاوي برنامه طرحها و پروژه‌هاي موردنياز خود را بعهده دارند. مسئولين هماهنگي برنامه‌ها ميبايستي با برقراري ارتباط دائم با سازمانهاي ذيربط موارد زير را مدنظر قرار دهند.
الف- مصوبات مديريت در مورد زمان بهره‌برداري از پروژه‌ها مدنظر قرار گرفته و اطمينان حاصل گردد كه تدوين برنامه و نياز مديريتها را در زمان لازم حاصل مينمايد.
ب- اقتصادي بودن پروژه و بكارگيري تكنيكهاي موجود و جديد
ج- كليه پروژه‌هاي متمم و وابسته كه براي بكارگيري كامل از پروژه موردنظ ضروري هستند با مجموع برنامه‌ها هماهنگ بوده و مورد رسيدگي قرار گرفته باشند.
د- مدنظر قرار دادن خط مشي مديريت در مورد اجراء پروژه‌ها براي مثال آيا پروژه توسط پيمانكار و بصورت كليدي انجام ميشود و يا بطريق اماني.
هـ- دستورات و مصوبات مديريت در مورد مسائل ايمني، آتش‌نشاني و حفظ جان انسانها و حفاظت محيط زيست و امثالهم در ساختمان پروژه‌ها رعايت گردد.
و- درنظر گرفتن عامل تورم و صعود قيمتها كه بمنظور برنامه‌ريزي توسط مقامات ذيصلاح توصيه شده و به تصويب مديريت رسيده باشد.
قبل از منظور نمودن هر پروژه در طرحها و برنامه‌هاي عمراني مي بايستي فرم شرح نياز (طبق نمونه شماره پيوست) براي آن پروژه تهيه گردد. مسئول برنامه‌ريزي پروژه‌ها در هر واحد/ شركت بايستي از صحت احتياجات كلي پروژه‌ها اطمينان حاصل نموده و پس از دريافت فرم شرح نياز موارد زير را پيگيري نمايد.
الف- انطباق و هماهنگي نياز با برنامه‌هاي توليدي و گسترشي شركت/ واحد
ب- گرفتن آخرين صورت احتياجات واحدهاي ذيربط بمنظور ملحوظ نمودن در پروژه‌هائيكه جديداً، عنوان گرديده‌است.
ج- بررسي نهائي آخرين پيشنهادهائيكه توسط واحدهاي مربوطه براي پروژه‌هائيكه براي اولين بار در برنامه قرار خواهند گرفت.
2-14-2 منشاء هزينه
منظور از منشاء هزينه شماره رمزي ميباشد كه به عاملين و كساني كه طبق مقررات مجاز به ايجاد تعهد و هزينه ميباشند اختصاص داده شده‌است. مسئولين پروژه‌هاي سرمايه‌اي موظفند در موقع تكميل اسناد مالي رمز منشاء هزينه مربوط به خود را بكار ببرند تا بدينوسيله علاوه بر درج مبلغ هزينه نام اداره مجري طرح يا عامل هزينه در گزارشات مالي ظاهر گردد. استفاده از رمز منشاء هزينه براي اجزاء پروژه فرعي و دستوركارها الزامي بوده و عدم استفاده از آن باعث پذيرفته نشدن اسناد در سيستم كامپيوتري ميشود.
علاوه بر ادارات تعميرات و مهندسي و ساختمان در هر شركت/ واحد سه رمز منشاء هزينه به شماره‌هاي 9907 مخصوص ذيحساب و 9918 مخصوص بازسازي و نوسازي و ××99 مخصوص ساير ادارات غير تعميراتي باز شده است. چنانچه هزينه‌ها از صندوق ذيحساب/ بازسازي و نوسازي پرداخت گردد بايستي از رمز منشاء هزينه 9918/9907 استفاده شود و اگر واحدهاي ديگر مخارجي را بوجود مي‌آورند بايستي از رمز ××99 استفاده نمايند. بجاي ×× شماره رمز واحد بكار مي‌رود مثلاً شماره رمز منشاء هزينه پالايشگاه اصفهان 9923 و شماره رمز منشاء هزينه شركت ملي حفاري 9933 ميباشد.
كاربرد ديگر منشاء هزينه تعيين و تخصيص هزينه‌هاي سربار ادارات تعميرات و مهندسي و ساختمان براي دستور كارها ميباشد. براي اين منظور در مقابل هر رمز منشاء هزينه نرخ هزينه‌هاي سربار آن منشاء بازاء يك روز كار كارگر يا درصدي از هزينه انجام شده توسط آن منشاء نشان داده شده‌است.
شماره‌گذاري دستوركارهاي پروژه‌هاي سرمايه‌اي
شماره حساب دستوركارهاي مرتبط به طرحهاي عمراني نظير شماره حساب اجزاء پروژه فرعي از يك عدد 18 رقمي تشكيل شده كه شامل 5 قسمت طبق ساختار مندرج در صفحه بعد ميباشد.
ساختار شماره حساب دستوركارهاي سرمايه‌اي
565150028448000495300028448000450850028448000431800028448000400050028448000349250028448000539750028448000482600028448000393700028448000336550028448000311150028448000298450028448000×××× ××× ××××××× ×× ××
241300012700000 رمز واحد/ شركت
247650020002500 نوع حساب
247650015748000 سال افتتاح دستوركارها
247650011493500 شماره پروژه فرعي
247650018732500 شماره رديف دستوركار
247650014478000 عنصر هزينه
247650010287000 منشاء هزينه
قسكتهاي 1 و 2 نمودار فوق معرف رمز واحد و نوع حساب بشرحي كه در بند 1 و 2 همين بخش آمده ميباشد. بخش 3 معرف شماره پروژه ميباشد كه از هفت رقم تشكيل شده است. انتخاب و بكارگيري هفت رقم شماره دستوركار براي واحدها و شركتها آزاد ميباشد ولي بمنظور حفظ يكنواختي روش شماره‌گذاري توصيه مي‌گردد حتي‌الامكان از روش زير استفاده گردد.
دو رقم اول سمت چپ معرف سال افتتاح دستوركار ميباشد.
سه رقم بعدي معرف شماره پروژه فرعي كه دستور كار موردنظر مربوط به آن ميباشد.
دو شماره آخر رديف دستوركار در قالب پروژه فرعي موردنظر ميباشد.
قسمتهاي 4 و 5 معرف عنصر هزينه و منشاء هزينه بشرحي كه در بندهاي 4 و 5 همين بخش آمده ميباشد با اين تفاوت كه از عناصر هزينه كالاي پروژه (عناصر هزينه شماره 240 الي 269) نبايستي استفاده شود.
مسئوليت شماره‌گذاري پروژه فرعي و اجزاء آن و دستوركارهاي پروژه‌هاي سرمايه‌اي با اداره امورمالي (بودجه و كنترل هزينه‌هاي سرمايه‌اي) هر واحد ميباشد.
3-14-2 گزارشات هزينه‌هاي جاري
گزارشات خلاصه مقايسه بودجه و هزينه‌هاي جاري شامل مقايسه بودجه مصوب با آخرين برآورد بودجه، مقايسه بودجه و هزينه‌هاي ماه مورد گزارش و مقايسه بودجه و هزينه‌هاي جاري تا ماه مورد گزارش ميباشند. اين گزارشات براي مسئولين در سطوح مختلف از رئيس اداره تا معاون وزير در امور نفت و نهايتاً وزارت نفت تهيه ميشود. مسئولين موظفند گزارشات دريافتي واحد خود را به دقت بررسي نموده و انحرافات هزينه نسبت به بودجه را براي مافوق خود توجيه نموده و كوشش نمايند در چارچوب بودجه مصوب و با رعايت سقف آن هزينه نمايند. شماره و عنوان اين گزارشات در صفحات بعد منعكس گرديده‌است.
1- گزارشات ريزهزينه‌هاي جاري
هـ ج 03- ريزهزينه‌هاي جاري به ترتيب مركز هزينه، رمز ناحيه و عنصر هزينه.
هـ ج 04- ريزهزينه‌هاي جاري به ترتيب رمز سازماني، مركز هزينه، رمز ناحيه و عنصر هزينه.
2- گزارشات خلاصه ريزهزينه ماهيانه
- هزينه‌هاي جاري بر حسب عنصر هزينه- نوع 10
- هزينه‌هاي حفاري اكتشافي- تعميراتي (جاري) بر حسب عنصر هزينه
- هزينه‌هاي جاري (خدمات به واحدها و اشخاص ثالث) برحسب عنصر هزينه
- هزينه‌هاي جاري بر حسب عنصر هزينه و به ترتيب ماه مالي
4-14-2 گزارشات خلاصه مقايسه بودجه و هزينه‌هاي جاري
1- بودجه و هزينه‌هاي جاري به ترتيب مركز هزينه، رمز ناحيه و به تفكيك عنصر و گروه عنصر هزينه
2- گزارش بودجه و هزينه‌هاي جاري به ترتيب رمز سازماني مالي، مركز هزينه به تفكيك عنصر هزينه و گروه عنصر هزينه
3- گزارش بودجه و هزينه‌هاي جاري به ترتيب مركز هزينه به تفكيك عنصر هزينه و گروه عنصر هزينه
4- گزارش بودجه و هزينه‌هاي جاري به ترتيب رمز سازماني مالي و به تفكيك عنصر هزينه و گروه عنصر هزينه
5- گزارش بودجه و هزينه‌هاي جاري به ترتيب انواع حسابهاي اصلي و به تفكيك عنصر هزينه و گروه عنصر هزينه
6- گزارش بودجه و هزينه‌هاي جاري به ترتيب انواع حسابهاي فرعي و به تفكيك عنصر هزينه و گروه عنصر هزينه
7- گزارش بودجه و هزينه‌هاي جاري به ترتيب عمليات اصلي به تفكيك عنصر هزينه و گروه عنصر هزينه
8- گزارش بودجه و هزينه‌هاي جاري به ترتيب عمليات اصلي، عمليات فرعي و به تفكيك عنصر هزينه و گروه عنصر هزينه
9- گزارش بودجه و هزينه‌هاي جاري به ترتيب عمليات اصلي، عمليات فرعي و به تفكيك مركز هزينه
5-14-2 شرح كدها و جداول پارامتر
بمنظور انجام محاسبات و تهيه دفاتر و گزارشات مالي و مديريت لازم است يك رديف اطلاعات، آمار، ارقام و رمزهائي بطور ثابت در سيستم مكانيزه مالي تعبيه و نگهداري شود تا با مراجعه و بكار گرفتن آنها سيستم بتواند وظائف و اهداف از قبل پيش‌بيني شده خود را انجام و دفاتر و گزارشات مالي موردنظر را تهيه و ارائه نمايد.اطلاعات، آمار، ارقام و رمزهاي فوق‌الذكر در دو دفتر بنامهاي پارامتر و دفتر اصلي شماره حسابها بوده و لازم است قبل از اينكه هزينه‌اي بحسابي منظور گردد آن شماره در اين دفتر افتتاح و معرفي شود، در غير اينصورت اسناد در سيستم پذيرفته نخواهد شد.
دفتر پارامتر حاوي اطلاعات نسبتاً ثابت‌تر و متنوع‌تر ميباشد. اين دفتر مشتمل بر چندين جدول ميباشد كه بعضي از اين جدولها براي تمام واحدهاي صنعت نفت بوده و بعضي ديگر فقط در يك يا چند شركت/ واحد كاربرد و مورد استفاده دارند. جدول هائيكه براي تمام شركتها درنظر گرفته شده‌اند تحت رمز شركت 01 (تمام واحدهاي تابعه وزارت نفت) بوده و جدولهاي اختصاصي تحت رمز هر شركت بطور مجزا ميباشند.رمز و شرح اين گروه از عناصر هزينه بقرار جدول 6-2 ميباشد.
جدول 6-2 شرح كدها
رمز گروه عناصر هزينهشرح گروه عناصر هزينه10حقوق پايه كارمندان11مزاياي مرتبط به حقوق كارمندان13دستمزد پايه كارگران14مزاياي مرتبط به دستمزد كارگران16ساير مزاياي كاركنان20مواد اوليه و كالاي مصرفي عملياتي و تعميراتي از قبيل لوازم يدكي ماشين‌آلات و كاتاليستها و مواد شيميائي، روغنها و مواد نفتي) قابل تأمين از شركت منابع.30خدمات عمومي پيمانكاري31حمل و نقل كالا و پرسنل32كاركنان فصلي و موقت33كرايه حمل فرآورده‌هاي نفتي (شامل حمل و نقل زميني، دريائي و راه‌آهن)40كارمزد فرآورده‌هاي نفتي به جايگاه‌هاي اختصاصي و فروشندگيها41آب، برق، گاز و تلفن و حق اشتراك آنها
15-2- پيشينه داخلي وخارجي تحقيق
در مورد موضوع سيستم جامع مالي ويكنواخت صنعت نفت تا كنون تحقيقي صورت نگرفته است بنابراين محقق با استفاده از تحقيقات مشابه در ساير زمينه هاي ديگر كه مي توان با اين موضوع ارتباط دادرا در اين جا مورد اشاره قرار خواهيم داد.
1-15-2-پيشينه خارجي تحقيق
جانستون آشباخ و وارفيلد در تحقيقي كه با هم انجام داده اند به تغييرات قابل توجهي در كيفيت گزارشگري مالي در اينترنت به ويژه تتغيير دركيفيت به موقع بودن و بنابراين مفيد تر شدن گزارشگري مالي دست يافتند.آنها بيان كردند كه ايجاد تعادل نسبي بين دو ويژگي قابل اعتماد بودن ومربوط بودن اطلاعات مهم ترين نكته در پيدايش اينترنت است.با اين وجود به همان اندازه كه گزارشگري مالي اينترنتي ،دامنه اطلاغات ومربوط بودن اطلاعات (به ويژه به موقع بودن)را افزايش مي دهد،ريسك هاي مرتبط با ورود اطلاعات ،قابليت اعتماد نيز افزايش مي يابد. وبالاخره اعلام كردند كه گزارشگري مالي اينترنتي به شركت ها امكان مي دهد كه از طريق افشا داده هاي مالي اضافي وتفكيك شده در وب سايت شركت افشا هاي مالي شان را افزايش مي دهد.
دال گراهام و بالدوين در سال 2003 بيان كردند كه استفاده از ارتباط برتر در صورت هاي ماي مي تواند روند قضاوت ها را تحت تاثير قرار دهد وبه عبارت ديگر مربوط بودن را تحت تاثير قرار دهد.
ديويد وهمكارن در سال 1999 اين موضوع را مطرح كردند كه سيتم اطلاعات حسابداري به عنوان يك واسطه ورابط عمل مي كندكه از طريق آن سه متغيير مجزا رفتار سازماني را تحت تاثير قرار مي دهندو سيتم اطلاعات حسابداري، اطلاعاتي را درباره وقايع اقتصادي كه تصميم گيرنده از آن در برنامه ريزي ،نظارت وكنترل سازمان استفاده مي كند.
جوزف برازيل و لي دانگ در تحقيقي كه با هم انجام داده اند تاثير سيستم برنامه ريزي منابع انساني را بر مفيد بودن اطلاعات حسابداري در سال 2005 بررسي كرده اند.نتايج اين تحقيق نشان ميدهد كه سيستم برنامه ريزي منابع انساني بر مفيد بودن اطلاعات حسابداري تاثير ميگذارد .نتايج اين تحقيق حاكي ازآن است كه شايد چرخه گزارشگري كاهش يابد ولي منجر به تهيه اطلاعات به موقع خواهد شد.هم چنين نتايج اين تحقيق نشان مي دهدكه اطلاعاتي كه از طريق سيستم برنامه ريزي منابع انساني براي استفاده كنندگان برون سازماني تهيه ميشود از مربوط بودن كمتري برخوردار است.
2-15-2-پيشينه داخلي تحقيق
حسين اعتمادي در مقاله اي تحت عنوان "بررسي تاثير فناوري اطلاعات بر ويژگي هاي كيفي اطلاعات حسابداري "نقش فناوري اطلاعات را بر ويژگي هاي كيفي اطلاعات حسابداري را بررسي كرده است.يافته هاي تحقيق حاكي از آن است كه فناوري اطلاعات باعث افزايش مربوط بودن اطلاعات حسابداري وكاهش قابليت اعتماد بودن آن ميشودو قابليت مقايسه اطلاعات رانيز به ميزان كم افزايش ميدهد.در اين تحقيق تاثير فناوري اطلاعات را بر تمامي مولفه هاي ويژگي هاي كيفي اطلاعات حسابداري بررسي كرده است وتاثير ان رابه صورت كيفي بيان نموده است.
عباس جديدي در مقاله اي تحت عنوان "بررسي تاثير سيستم اطلاعات حسابداري بر بهبود تصميم گيري مديران" در مورد گروه بهمن پرداخته است.نتايج حاصل از بررسي وضعيت موجود سيستم اطلاعات حسابداري گروه بهمن نشان داد كه اين سيستم اطلاعات مورد نياز مديران را جهت تصميم گيري فراهم نساخته است .به طور كلي نتايج اين تحقيق نشان مي دهئد بين وضعيت موحود ومطلوب سيستم اطلاعات خسابداريگروه بهمن تفاوت وجود دارد.
منابع فارسي:
آذر، ع و منصور مؤمنی، ،1377. "آمار و کاربرد آن در مدیریت" ، انتشارات سمت، جلد دوم.
اعتمادی، ح ، 1385،"بررسی تأثیر فناوری اطلاعات بر ویژگی های کیفی اطلاعات حسابداری"، بررسی های حسابداری و حسابرسی،:شماره 43، ص ص 24-3.
ان گلايم،ا ،1385، ترجمه ناصر آريا "كاربرد فناوري اطلاعات در كنترلهاي داخلي" مركز تحقيقات تخصصي حسابداري وحسابرسي سازمان حسابرسي،چاپ اول،ص17
باتاچاريا ،گ ، ريچارد اي جانسون ، ترجمه فتاح مكائيلي ، 1383" مفاهيم و روشهاي آماري"،مر كز نشر دانشگاهي ،جلد اول ،چاپ هفتم.
تاري وردي، ي ،1381،"حسابداري مالي"انتشارات عابد،چاپ اول،ص8-6.
جدیدي، ع ،1382، "بررسی تأثیر ویژگی های کیفی اطلاعات حسابداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران"، بررسی حسابداری و حسابرسی، شماره 44، ص ص 50-27.
حجازی، ر ،،1379"آینده حسابدری و حسابداران با توجه به فناوری اطلاعات" ، حسابدار، 1379، شماره 133، ص ص48-33.
خاكي ،غ ،ر ،1388"روش تحقيق با رويكردي به پايان نامه نويسي" انتشارات بازتاب،اول.
خداداد حسيني،ح ، محمد حسن مباركي، ،"طراحي الگوي به كارگيري سيستم ها و فناوري اطلاعات وبررسي تاثير آن بر موفقيت سازمان ها"دانش فناوري ،شماره ،21382
داد بين ،ش ، 1387"تاثير سيستم يكپارچه اطلاعات بر سودمندي اطلاعات حسابداري مديريت"،نشريه حسابرس،شماره 40
رامني،ا و همکاران، 1385 "سیستم های اطلاعاتی حسابداری"حسن سجادي،انتشارات دانشگاه شهید چمران اهواز.چاپ اول، جلد اول.
روش های تحقیق در علوم رفتاری- ترجمه زهره سرمد و عباس بازرگان،دکتر الهه حجازی-۱۳۸۳،انتشارات آگاه
صرافي زاده،ا ،1384،"سيستم هاي اطلاعات مديريت"انتشارات مير،چاپ پنجم،ص24
عرب مازار يزدي،م ،1385،"مروري جامع بر سيستم هاي هوشمند وحسابداري"مجله حسابدارشماره 177
عرب مازار يزدي،م ،و محمد عليپور، ،1385 ،"بررسي ابعاد ارتباط سيستم هاي اطلاعات مديريت وسيستم هاي اطلاعاتي حسابداري"،نشريه حسابدار، شماره 182 .
عيدي،ع ، وآرزو آقايي، ،1386 ،"امنيت سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري"نشريه حسابدار، شماره 189
عیسایی خوش، ا،" نظری اجمالی بر سیستم های اطلاعاتی حسابداری"، حسابدار، 1380، شماره 140، ص ص 25-22.
کمیته تدوین استانداردهای حسابداری ،1388، استاندارد های حسابداری، سازمان حسابرسی.
الله نادري ،ع،و مريم سيف نراقي،1376،" روشهاي تحقيق و چگونگي ارزشيابي آن در علوم انساني "(فصل نهم)، (تهران، دفتر تحقيقات و انتشارات بدر،
نوروش،ا ،1385،"حسابداري مالي"انتشارات نگاه دانش،ص23-20
الهی، ش ، و علی رجب زاده ،1382 ،" سیستم های خبره، الگوی هوشمند تصمیم گیری"، شرکت چاپ و نشر بازرگانی.
منابع لاتین:
Akoff, RL."Mangement Misinformation systems"Management science (december1,)1967):147_156.
Albrech,w.steve, )1982(،"Marshal B.Ramny,et al.How to detect and Prevent Business Fraud.Englewood Cliffs",NJ:Prentice-hall,.
Alter,Steven ,(1999),"Information systems،.,"Addission _wesly Educational publisher Inc.
Beerton،Lee, (1993)"Will cross functional information systemswork?"(:53-57
Chairs E.Davis, (1997)"An Assessment of Accounting Information Security" CPA Journal ,pp .28-34.
Dannel,O. ,Julie Smith David,"How Information Systems Influence User Decisions(2000)"International Journal of Accounting Information system” , ,pp.178-203
Lucas,C.HenryT(1997), "Information Technology for Management" 6th . ED.McGraw-hill,
Stair, M.Ralph $ George w.Ranynolds,1998"priciples of Information systems A Management Approach",course Technology ,3th ED
Steve G .Sutton ,)2000("Face of Accounting in information Technology Dominated word" International journal of Accounting information systems,1.pp 1-8,
Thornton,Daniel,B. )2002(,"Financial Reporting Quality :Implications of Accounting Reeaserch”.Submited to the senate standing commite on Banking trade and comerce;may 29.
Yasin,Rutrell.),1999)"AssessingandRedusingSecurityRisks."Internetweek(February8,12.
Zarowin,stanly.(1995)"The future of finance"Journal of Accounting 47_49
قیمت: 39٬000 تومان
قیمت: 39٬000 تومان
قیمت: 39٬000 تومان
قیمت: 39٬000 تومان
قیمت: 39٬000 تومان
قیمت: 39٬000 تومان
قیمت: 39٬000 تومان
قیمت: 39٬000 تومان
قیمت: 39٬000 تومان
قیمت: 39٬000 تومان
