صفحه محصول - پاورپوینت ساماندهي اسناد الكترونيكي از مبدا

پاورپوینت ساماندهي اسناد الكترونيكي از مبدا (pptx) 51 اسلاید

دسته بندی : پاورپوینت

نوع فایل : PowerPoint (.pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )

تعداد اسلاید: 51 اسلاید

قسمتی از متن PowerPoint (.pptx) :

ساماندهي اسناد الكترونيكي از مبدا موضوع: كارگاه آموزشي زمان: 14 و 15مرداد ماه 1388 مكان: سازمان اسناد وكتابخانه ملي ارائه: بهناز زرين كِلكي سوالات پيش فرض محيط الكترونيكي و خصوصيات آن چيست؟ سند و سند دولتي چيست؟ سند الكترونيكي چيست؟ مقصود از ساماندهي چيست؟ چرا ساماندهي اسناد الكترونيكي بايد از مبدا انجام شود؟ تجربيات موجود در اين زمينه چيست؟ تكنولوژي و اسناد تكنولوژي الكترونيكي امكان توليد و نگهداري اسناد الكترونيكي را فراهم مي آورد اما تغييرات ساختاري ، پردازشي و ارتباطي سازمانها ،شكل دهنده هدف، محتوا، مبدأ و استفاده از اسناد الكترونيكي است گرايشات مهم و متعدد در يك سازمان، موجب مي شود تا تغييراتي در نوع اسناد توليد شده بوجود آيد و سبب مي گردد تا طريقه ارتباط بين اسناد الكترونيكي و اسناد سنتي ، روشهاي كنترل و مديريت اسناد ، نحوه دست يابي و استفاده از اسناد دستخوش تحول شود تعريف سند از نگاه قانون تاسيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي تبصره ماده اول قانون تاسيس: اسناد مذكور در اين ماده شامل كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكسها، نقشه ها، كليشه ها، نمودارها، فيلمها، ميكروفيلم ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي است كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است ....... تعريف سند دولتي هر اطلاعي كه در يك سازمان دولتي و يا وابسته به آن، در راستاي انجام وظايف اداري و يا ماموريتهاي سازماني و يا به موجب الزام قانوني توليد ، ارسال و يا دريافت گردد، سند دولتي ناميده مي شود. معتبر بودن سند اطمينان از چهار ويژگي قابليت استناد به سند را تضمين مي كند: اصالت Authenticity ( بازنماي واقعي از محتوا، توليد كننده و زمان ايجاد و يا ارسال باشد) اعتبار Reliability (از منبع مسئولي صادر شده باشد) يك پارچگي Integrity (مخدوش نشده باشد) قابليت استفاده Usability (بتوان به آن دسترسي يافت) تعريف اسناد الكترونيكي اسناد الكترونيكي اسنادي هستند كه به روش رايانه اي توليد(created) ، منتقل و مرتبط(communicated) و نگهداري(maintained) شده اند. آنها ممكن است به شيوه الكترونيكي متولد شده (born digital)و يا از شكل اصلي خود به فرم الكترونيكي در آمده باشند.( مثل اسكن از پرونده هاي كاغذي.) - National Archives of Australia, Digital recordkeeping, Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital records, Exposure Draft May 2004. http://www.territoryrecords.act.gov.au/__data/assets/pdf_file/0003/125463/Guideline_No6_-_Digital_Records.pdf خصوصيات اسناد الكترونيكي اسناد الكترونيكي داراي سه خصوصيت هستند. محتوا (content ) شكل يا زمينه (context ) ساختار (structure ) محتوا: چيزي است كه اطلاعات را منتقل مي كند مثل : متن ، داده ، نشانه ها، اعداد ، عكسها ، صدا و تصوير. شكل يا زمينه: عبارت از سابقه اطلاعاتي كه درك از محيط تكنيكي و كاري مرتبط با سند را افزايش مي دهد .مثل : ابرداده ، كاربرد نرم افزار ، مدلهاي منطقي كار ، و يا منشأ ها مثل آدرس ، عنوان، ارتباط با هدف يا فعاليت ، سازمان ، برنامه يا بخش. ساختار: پيدايش و نظم محتواي سند را ساختار مي گويند مثل ارتباط بين فايلها ، موضوعات ، زبان ، نوع قلم ، سايز قلم ، صفحه بندي و ديگر روشهاي اصلاح متن. برخورداري از محتوا، شكل(زمينه)، ساختار برخورداري اسناد الكترونيكي از محتوا ، شكل و ساختار به اين معني است كه: اسناد الكترونيكي داراي اطلاعاتي هستند كه انعكاس دقيقي از ‌آنچه كه در زمان خاصي رخداد كرده است را مي نماياند. از سياق و شكل اين اسناد كه در ارتباط با محتواي ‌آنهاست، مي توان دروه توليد و نوع استفاده آنها را فهميد. ساختار اين اسناد را مي توان به طريق الكترونيكي باز سازي كرد پس هر جز اين ساختار بر روي هم يك كل را تشكيل مي دهد كه به طريق روشني ارائه مي گردند.